sesion 8_ tecnicas organizativas

LOS MANUALES
Toda empresa bien organizada, debe contar necesariamente con diversos
documentos de carácter normativo, técnicamente elaborados, en las cuales se
establezcan las políticas, se describan la organización y funciones, los procedimientos,
así como los derechos, obligaciones y deberes de los integrantes de la misma, con los
cuales se busca dar una mayor eficiencia y eficacia en ellogro de los objetivos.
ELABORACIÓN
Para su elaboración se deben tener en cuenta algunas pautas en base al objetivo o
naturaleza del mismo:
1. Ubicarla fuente de información a utilizar: normas legales, reglamentos,
organigramas, descripción de puestos, descripción de procedimientos,
formularios, informes, catálogos, folletos, etc.
2. Se debe elaborar por partes y someter a su aprobación porparte de los
responsables de su aplicación.
3. La redacción debe ser la mas sencilla posible, acompañando gráficos como
organigramas, flujogramas, etc.
4. El tamaño lo más práctico y manuable 23x 17cm. (1/2 A4) preferentemente con
hojas movibles. (anillado)
5. Hacer siempre una adecuada distribución, de ser posible en forma individual,
así como su periódica actualización.

FINES QUE SEPERSIGUEN
Los fines que persiguen los manuales dependerán de lo que se pretende llevar a cabo;
por ejemplo puede haber un Manual General en el que se incluyendo los aspectos de
organización y funciones; pueden haber otros manuales que específicamente tratan un
sólo aspecto administrativo, técnico, contable, de personal, etc.
Los manuales deben estar siempre presentes en cualquier tipo deempresa, pero es
más apremiante su necesidad en las empresas grandes, debido a que su
Administración es más compleja, los niveles y las divisiones son más numerosas, ya
que un ser humano, el empleado, se siente más aislado que en las empresas
pequeñas, sintiendo la necesidad de tener algo que lo guíe yeso es el manual.
Además, la Dirección o Gerencia mediante estos instrumentos sustituyen elcontacto
personal por un medio más formal y puede controlar el desempeño de los hombres
basándose en el cumplimiento de lo indicado en el manual.
Es necesario que la Dirección o Gerencia tenga en cuenta la necesidad de un manual,
que éste sea bien estructurado en su contenido, con lo que se podrá lograr 'lila
situación Ideal, donde todos hablen el mismo lenguaje, piensen y actúen en formasincronizada y tengan presente la misión que se persigue para la empresa o
repartición.

Diversos son los fines que cumplen estos documentos, así:
 Al ser utilizados como medios de comunicación en toda la entidad sirven para
proporcionar instrucciones e informaciones para el desarrollote las actividades
institucionales.
 Pueden servir como medios de adiestramiento y orientación del personal alprecisar funciones, definir ámbitos jurisdiccionales o jerárquicos y estandarizar
procedimientos.
 Permiten armonizar el funcionamiento institucional.
 Permite controlar el desempeño y la evaluación, así como el mantenimiento de
la disciplina laboral.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
a. Ventajas
-

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y
sectoriales de laempresa.

-

Ayudan a institucionalizar ya hacer efectivos los procedimientos. Las normas
no escritas son por lo general de difícil institucionalización. En cambio, no
ocurre lo mismo si están incluidas en el manual. ya que nadie podrá aducir su
desconocimiento.

-

Facilitan la fijación de estándares.

-

Posibilitan la normalización de actividades.

-

Evitan discusiones ymalentendidos, hechos frecuentes en aquellas
organizaciones en las cuales no se ha establecido por escrito la «versión”
oficial de la organización, sobre los temas susceptibles de entrar en conflicto.

-

Aseguran continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del
tiempo.

-

Uniforman la terminología técnica básica del trabajo administrativo.

-

Son herramientas utilísimas...