Señor

¿Por qué administrar su tiempo?
Correo electrónico. Correo de voz. Reuniones. Papeleo. Subordinados directos que solicitan
ayuda o le traen sus problemas permanentemente. ¿Cómo puede ser un gerente responsable y
accesible, seguir realizando el trabajo y cumplir con sus metas de mayor prioridad al mismo
tiempo?
Necesita administrar su tiempo con destreza. La administración del tiempo es ladisciplina de
organizar, asignar y controlar el tiempo que usa para las actividades, de manera de lograr los
resultados deseados. La administración del tiempo le obliga a ser explícito sobre lo que valora y
le permite asignar sus esfuerzos de la manera correspondiente.
Los beneficios de usar su tiempo en forma más eficaz
Usar su tiempo de manera más eficaz genera importantes beneficios parausted y su
organización. Por ejemplo:

Usted dedica energía y atención a las actividades que más apoyan los objetivos de su
empresa.

Usted elimina las distracciones y permanece concentrado en lo que es más importante
para su departamento y la organización.

Usted evita el estrés e incluso el agotamiento que puede originarse al tratar de equilibrar
las diversas exigencias que compiten porsu tiempo.

Usted exhibe comportamientos adecuados de administración de tiempo, de modo que
sus empleados y colegas puedan aprender de su ejemplo.

Usted mejora su desempeño en el trabajo, lo cual agrega más valor a su organización,
unidad y equipos.
Claramente, una empresa en la cual los líderes emplean el tiempo en forma eficaz puede
aventajar a la competencia. Pero administrar su tiempoes más difícil de lo que podría parecer a
primera vista.
Disciplina y práctica
Usar su tiempo en forma eficaz exige disciplina y práctica. El siguiente proceso de seis pasos
puede ayudarle a aprovechar al máximo las horas que tiene disponibles cada semana para
trabajar:
1. Identifique y priorice sus metas: ¿Cuáles son los objetivos prácticos más importantes?
¿Qué tareas necesita realizarpara lograr esos objetivos? ¿Cuánto tiempo debería
emplear en esas tareas?
2. Divida las metas en tareas manejables: ¿Qué actividades necesita realizar para
alcanzar cada una de sus metas? ¿Cuánto tiempo estima que requerirán las diversas
tareas?
3. Analice cómo ocupa su tiempo: con frecuencia, los gerentes piensan que están
usando su tiempo para cumplir con tareas vitales. Pero en larealidad, están empleando
tiempo en actividades que no les permiten alcanzar objetivos de alta prioridad. Por
ejemplo, desperdician horas cada día respondiendo correos electrónicos en lugar de
planear una estrategia a largo plazo para su departamento o ayudar a sus subordinados
directos a mejorar sus destrezas. Para usar su tiempo en forma más eficaz, necesita
resolver cómo en realidad está empleandosu tiempo y compararlo con la forma en que
debería distribuirlo. Luego, necesita identificar las formas de corregir las prácticas poco
eficaces de administrar el tiempo.
4. Reconozca y derrote las actividades que hacen perder tiempo: ciertas prácticas,
como postergar, asumir los problemas de los subordinados directos y pasar con
frecuencia de una tarea a otra se conocen por consumir eltiempo que se podría emplear
de mejor forma en otras actividades. Al comprender y prever estas actividades que hacen
perder tiempo, tiene más posibilidades de evitarlas o reemplazarlas por mejores
prácticas.
5. Programe su tiempo con mayor eficacia: una vez que sabe cuáles son sus metas,
cómo está realmente empleando su tiempo y de cuáles prácticas poco eficaces es
víctima, puede comenzar acambiar la forma en que programa su tiempo. Esto incluye
utilizar herramientas para la administración del tiempo en forma más eficaz. También
significa crear programas que favorezcan sus prioridades. Y significa asignar tiempo para
resolver problemas inesperados y aprovechar las oportunidades no planeadas.
6. Monitoree y mejore las estrategias de administración del tiempo: Una vez que haya...