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REGLAMENTO DE LA ADMINISTRACION DEL FONDO DE LA CAJA
DE FONDO REVOLVENTE O CAJA CHICA
Políticas
El presente reglamento tiene por objeto regular y establecer las normas para la utilización del fondo denominado “Caja Chica”. Este fondo servira unica y exclusivamente para facilitar el buen funcionamiento de la administración de nuestra empresa, permitiendo la compra en efectivo de insumos eimplementos que sean urgentes, que sean de valor reducido y que no sea comun ni frecuente que se paguen mediante la emicion de cheques o depositos.
El monto asignado a la caja chica tiene fundamentalmente, el objetivo de mantener la disponibilidad financiera que permita cubrir los gastos menores derivados del funcionamiento interno, que sean urgentes y de rapida cancelación (pago de una deudacontraida o por contraerse). Este fondo de efectivo estara disponible para los gastos pequeños o menores, facilitando y agilizando el proceso de compra, buscando asegurar que el dinamismo a nivel administrativo sea congruente a los mecanismos de control establecidos.

1. Asignación y autorización
Los montos asignados para la apertura de caja chica serán autorizados únicamente por el Director General.El Director General deberá designar a una persona encargada del manejo y custodia de los recursos asignados al fondo de caja chica. Para la asignación de la caja chica se elaborará un oficio donde se hara constar el nombre y firma de la persona responsable, tambien con el nombre y firma de el Administrador y el responsable de la Tesorería que realizó el depósito del efectivo.

2. Reglas• La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, está sujeto a reembolsos contra presentación de justificantes o comprobantes de pago fiscalmente aceptables. El monto máximo de cada gasto será evaluado por el director conjuntamente con la administración. El gasto máximo será como máximo de un 10% de su monto fijo.
• La persona que reciba la caja chica, deberá firmar un documento deconstancia, no puede tener documentos personales o que no sean referentes al fondo de la caja chica.
• Todos los pagos que se hagan deberán ser aprobados por el Administrador o la persona a quien este designe por escrito.
• El encargado de la caja chica debe solicitar a los responsables de la Tesorería el reembolso de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 30% nisuperior al 70% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición.
• Se deberá anotar en cada factura o comprobante (con valor fiscal) el número de la cuenta a la cual se cargara el importe, (con un color diferente para cada cuenta) al pie del documento. Cuando el proveedor sea una persona moral la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ellael número de la cedula de identidad. Las facturas deben estar hechas a nombre de Equipment Support Aircraft, identificando la fecha en que se hizo la transacción. Todos los datos deben ser claros y no se admitirán borrones o tachaduras.
• Es obligación del encargado de caja chica la utilización del “Vale Provisional de caja chica” para cualquier salida de dinero. Estos vales deben sercancelados a más tardar 48 horas después de haber sido entregados los fondos.
• Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio de la Caja Chica con el fin de eludir los trámites de compra establecidos en este reglamento.
• Los comprobantes y justificantes efectuados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de "Recibido Conforme" de la persona que recibió elefectivo.
• Es obligación del encargado de la Caja Chica sellar con "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.
• Es obligación del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso, balancear el fondo para cerciorarse que; el total de comprobantes de gastos mas (+) el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado.
• El...