Sheila

¿Qué controla su tiempo?
Lo mejor para empezar a mejorar la forma como utiliza su tiempo, es determinar hasta qué punto usted lo controla. Nadie tiene un control total sobre el horario diario. Algo o alguien está siempre exigiendo. Sn embargo, todo el mundo tiene cierto CONTROL y probablemente más de lo que se da cuenta. Hay tiempo (horario de trabajo y/o escuela) que está regulado y deberíausarse para esas actividades´. Aún dentro de esta estructura de tiempo, existe la oportunidad de escoger las tareas o actividades que van a manejarse, y determinar la prioridad de las mismas. Es el ejercicio de estas opciones discrecionales lo que le permite controlar su tiempo.

El Control de su Tiempo
Como empleado, sus horas de trabajo debería usarlas con el propósito de alcanzar los objetivosorganizacionales. Hasta aquí, el uso de su tiempo está frecuentemente controlado por tareas específicas. Sin embargo, por lo general existen diversos grados de libertas en cualquier periodo especifico. ¿En qué grado se encuentra usted? (Encierre en un círculo uno de los números siguientes)

TENGO CONTROL TOTAL

10 9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

NO TENGO CONTROL

Enliste acontinuación las actividades que se le piden:

Tareas o actividades que me permiten controlar mi tiempo

Tareas o actividades que limitan el control de mi tiempo

2

Las 3 Pruebas del Tiempo
En el autoestudio anterior, aprendimos acerca de aspectos básicos de la administración del tiempo. Ahora abordaremos con mayor detalle a que se refieren estas 3 pruebas del tiempo. El primer pasopara lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utiliza. Debe contar con información especifica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo. La mejor manera de reunir esta información es llevando un registro del tiempo. Una vez registrado en que usa su tiempo, debe examinar esa información desde 3 perspectivas: necesidad, aptitud yeficiencia. Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formar de incrementar su eficiencia a través de la tecnología procedimientos nuevos o hábitos de trabajo personales. Con frecuencia, un cuidadoso análisis puede proporcionarle otras ocho o diez horas a la semana para que pueda aprovecharlas en actividades de su elección. 1. La prueba de la necesidad: Primero, se debeexaminar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable). Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles (por ejemplo, informes mensuales cuyo contenido ya no se usa). Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarlo a reducir sus tareas a los elementos esenciales. 2. La prueba de la aptitud: Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinarquién debe realizarlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o nivel de habilidad). Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuáles podrían ser reasignadas fácilmente.

3. La prueba de la eficiencia: El tercer análisis estudia las tareas restantes. Una vezsatisfecho con el trabajo que le tocó hacer, pregúntese: “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”. Esto lo animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnología más apropiada o establecer procedimientos mejores para manejar actividades repetitivas.

Solo existen 3 formas de utilizar mejor el tiempo: 1. 2. 3. Suspender las tareas o actividades de prioridad baja Encontrar aalguien que pueda hacer parte del trabajo Ser más eficiente en lo que usted realiza
3

Analice la utilización efectiva del tiempo
En su caso particular y con sus propias palabras, enumere las posibilidades para utilizar mejor su tiempo, de acuerdo con las 3 Pruebas del Tiempo, descritas en la página anterior.

La prueba de la necesidad: A continuación están mis oportunidades de eliminar tareas...