SINAR

CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS


DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS





INSTRUCTIVO DE
ORGANIZACIÓN BASICA
Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS










PARA USO OBLIGATORIO EN LOS ARCHIVOS DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS CONTEMPLADAS EN LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y LA LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICAINSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

INDICE GENERAL

CONTENIDO PAGINA

i. Resolución Administrativa 3 - 4
ii. Introducción 5
iii. Objetivos del instructivo 5 - 6
iv. Ámbito de aplicación 6
v. Normas para actualización y mantenimiento del instructivo 6
vi. Organización institucional 6
vi.1 Funciones 7vi.1.1 De la unidad de archivo central 7
vi.1.2 Del archivo pasivo 8
vi.1.3 Del archivo de oficina y archivos descentralizados 9

I. CATEGORIAS DE LOS ARCHIVOS 10

II. DESCRIPCION DEL SISTEMA 10

II.1 Gestión Documental 10

II.1.1 De la entrada del documento 11

a) Recepción 11
b) Calificación 11 - 12
c) Apertura y sello12
d) Registro y control 12
e) Distribución de comunicaciones 12
f) Organización de los archivos de
registros de control (tarjeteros) 13

II.1.2 Del proceso de la gestión del documento 13

a) Trámite y control interno del documento
en una unidad administrativa 13
b) siglas de identificación y numeración del
documento 13 - 14
c)Elaboración de respuesta 14

II.1.3 De la salida del documento 14

a) Control y despacho de los documentos 14 - 15





II.1.4 De la retroalimentación de la información 15

a) Cancelación del control de trámite 15
b) Control de préstamo interno de documentos 15 - 16

III. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 16

IV. CODIFICACIÓN Y ETIQUETACION DE CARPETAS 17

V.GUIAS PARA LA FORMACION DE ARCHIVOS
EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS 17

VI. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS 17 - 18
VI.1 Tabla de plazos de conservación documental 18
VI.2 Áreas físicas de los archivos 18 – 19 - 20

VII. DESCRIPCION DOCUMENTAL 20

VIII. DIFUSION DE LA INFORMACION 21

IX. ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS 21

X. PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LAINFORMACION 21 – 22

XI. PROHIBICION DE ACCESO A LOS ARCHIVOS RESERVADOS 22 - 23

XII. PROHIBICIONES Y SANCIONES GENERALES DE ACCESO 23 - 24

XIII. ANEXOS 25

MODELOS DE FORMATOS PARA USO
EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS DE GESTION

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS
















i. Resolución Administrativa No. CNA-001-2005


EL CONSEJONACIONAL DE ARCHIVOS

CONSIDERANDO:


Que: El Reglamento a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en la Disposición General ordena que el Sistema Nacional de Archivos prepare y expida un instructivo para que las instituciones sometidas a dicha Ley Orgánica, cumplan con sus obligaciones relativas a archivos y custodia de información, a fin de poner a disposición dequienes legal y justificadamente la necesiten;

Que: En el marco de este instructivo es necesario establecer procedimientos técnicos que permitan estandarizar la aplicación de los procesos archivísticos, desde el ingreso del documento hasta la custodia, de todos los documentos considerados de propiedad de las instituciones públicas y privadas con participación del Estado, cuya aplicación seráresponsabilidad de cada una de estas entidades y los encargados de los archivos institucionales;

Que: Para cumplir con estos requerimientos la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, preparó un Instructivo que permita cumplir el objetivo descrito.

Que: Es obligación de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, supervisar que se cumpla lo descrito en el Instructivo, así como buscar los...