siniestro archivo

DEPOSITO DE ARCHIVO







AMANDA ELIZABETH RIVERA FERRUCHO






TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA










CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
DUITAMA
2012
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPOSITO DE ARCHIVO





AMANDA ELIZABETH RIVERA FERRUCHO


TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA



TRABAJO PRESENTADO EN LA COMPETENCIA DE
ARCHIVOINSTRUCTORA:
LIGIA VEGA



CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
DUITAMA
2012

DEPOSITO DE ARCHIVO
OBJETIVO
Establecer las especificaciones para los depósitos de archivo y aspectos a tener en cuenta en la prevención de siniestros en el área de archivo.
RECOMENDACIÓN
El depósito debe ser utilizado única y exclusivamente para el almacenamiento de archivos, para evitar inconvenientes afuturo.
ALCANCE
Aplica a todas las unidades de Coca Cola FEMSA en Colombia, entre ellas, Industrias Nacional de gaseosas S.A y cualquier otra empresa de su grupo empresarial.

NORMAS DE OPERACIÓN

1. Características:

Independencia
En el depósito de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y laresponsabilidad del archivo. En consecuencia es necesario que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o dependencia. Ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.

Amplitud
Se debe proyectar un deposito lo suficientemente amplio, no solo para custodiar la documentación que ya tiene al momento de la instalación del nuevo archivo,si no además con capacidad de recepción para mas de 20 años.

Seguridad
Debe estar ubicado en el lugar mas optimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes que alteren el estado físico de los documentos.

Funcionalidad
La ubicación funcional de un archivo permite el más fácil acceso de sus usuarios, la optima distribución yaprovechamiento de los espacios físicos.

Dignidad
Un lugar donde los usuarios y funcionarios puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes.



2. Condiciones estructurales

Ubicación
Se debe seleccionar un lugar óptimo, que reúna las siguientes condiciones:

Solido y seguro
Dependiendo de las condicionesambientales, los muros deben ser macizos para aislar humedad y calor, manteniendo condiciones ambientales óptimas. Puertas en lámina de acero con chapa de acceso exterior con llave. El piso debe resistir el peso que va a sostener, su afinamiento debe permitir el fácil y rápido desplazamiento, facilitar su limpieza y no produzcan polvo. El techo debe ser resistente solido y su superficie debe sersometida a algún sistema efectivo de impermeabilización.

Lugar seco y clima medio
Debe estar ubicado en un lugar alejado de la humedad y del calor: evitar sitios cercanos a baños, albercas, destiladores, sótanos con tuberías en malas condiciones o simplemente de servicios, equipos eléctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.

Controlar la luz solar
Los efectos producidospor las radiaciones causan daños irreversibles en la documentación (en lo posible sin ventanas).

Capacidad
El área de un depósito de archivo debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se debe conservar, más la que se espera recibir por lo menos durante 20 años.

3. Condiciones de seguridad
Con el fin de evitar al máximo situaciones de riesgo, las especificaciones físicas de diseñoy seguridad para la construcción o adecuación del depósito de archivo deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, solo fuentes de luz necesarias con sus controles e interruptores por fuera del lugar.

Las instalaciones hidráulicas, para control de incendios, deben ubicarse por fuera del depósito del archivo.

Se debe prever la...