Sispro

MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
¿QUÉ ES MANUAL?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización

Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie deelementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento porescrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham
Kellog

1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo dedepartamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formasempleadas

BENEFICIOS DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:

1.- reducción de gastos
2.-control de las actividades
3.-mejoramiento de la eficacia de operación y reducción de costos.
4,. Sistematización de actividades.
5.-informacion de actividades.
6.-adiestaramiento
7.-guia de trabajo a ejecutar
8.- revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos
9.-auditoriaadministrativa de políticas, procedimientos y controles.

Los primeros tres beneficios son típicos de la fase de la elaboración del manual de procedimientos, y los restantes de las fases de utilizacion de dicho manual.

REDUCCIÓN DE GASTOS:
En la fase de la elaboración de un manual de procedimiento, se lleva a cabo una revisión de las funciones, formas, registros e informes que se realizan yprocesan en casa de departamento que intervienen en el sistema que se estudia.
Disminuimos los costos. No la calidad o el servicio.
Recuperamos dobles pagos a proveedores, errores de facturación y condiciones contractuales mal aplicadas. 
Trabajando por resultados.
Gastos analizados: Paquetería, Transporte terrestre de cargas completas y grupaje, Transporte marítimo y aéreo, Logística dedistribución y almacenaje, Mensajería, Viajes, Telecomunicaciones fijas y móviles, Material de Oficina y Consumibles de informática, Electricidad, Renting, Aplicaciones informáticas, Gastos financieros y Recobro de morosos.
Con total garantía de independencia
Sin restarles tiempo ni recursos

CONTROL DE ACTIVIDADES:

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como unreaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controlesdestinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
* Las operaciones
* La confiabilidad de la información financiera
* El cumplimiento de leyes y reglamentos
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden...