Sistema alfabetico y numerico

-SISTEMA ALFABETICO
*organización
*guías principales
*guías secundarias o auxiliares
*guías especiales auxiliares
*expedientes individuales
*expediente misceláneo
*procedimiento para archivar
-SISTEMA NUMERICO
*organización
*archivo alfabético misceláneo
*catalogo auxiliar o índice de tarjetas

SISTEMA ALFABETICO
La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es labase del sistema alfabético, que es el mas utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de os documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente.

ORGANIZACIÓN
Todos losarchivos de correspondencia alfabeticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene estos elementos comunes:
*Guías principales.
*Guías secundarias o auxiliares
*Guía especial auxiliar
*Expedientes individuales
*Expediente misceláneo

GUIAS PRINCIPALES
Son aquellas que dividen el archivo alfabeticas importantes.Estas guias se encuentran al comienzo de lassecciones. La guía principal “A” indica que todos os expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres comienzan “A”. Las pestanas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.

GUIAS SECUNDARIAS O AUXILIARES
Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta de archivo y facilitar lalocalización de los documentos. Si como guía principal tenemos la “A” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “AD”, se rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esto se crea una subdivisión.

GUIAS ESPECIALES AUXILIARES
En muchos sistemas de archivo bien organizados ,las guias especiales se utilizan de una guía secundaria para subdividir esa sección ydestacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES
Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se reciben 5 documentos referentes a un corresponsal o tema particular. Los documentos dentro del expediente individual que están ordenados cronológicamente, con la ultima fecha al frente, de tal manera que lacorrespondencia reciente sea fácil de localizar.

EXPEDIENTE MISCELANEO
La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con base a necesidades propias de la oficina :
1 al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente miscelaneo que llevara el encabezamiento o titulo de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentostodavía no necesitan un expediente individual.
2 el expediente misceláneo se puede colocar al final de a gaveta y llevara un encabezamiento doble que indique de que letra a que letra están ahí documentos colocados ,por ejemplo:A-Z:A-L:A-P.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
Las guias y los expedientes en los archivos alfabeticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentosestán bien distribuidos,pueden ser colocados dentro de sus expedientes rápida y eficientemente.
1 Preparacion:los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada se abre esta .
2 Localizacion de a guía:se selección a la adecuada y se mueve hacia delante .
3 Localización del expediente individual: las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examinacuidadosamente.
4 Localización del expediente misceláneo: si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia adelante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento: todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlo en el orden adecuado.

SISTEMA NUMERICO
La ordenación numérica es la base del sistema...