Sistema alfabetico

Sistema alfabético: Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto). Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres deacuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente: Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas dearchivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las más usada en nuestro país.

Reglas de clasificación:
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundonombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María Elena Salas. Quedará así:

- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría así: Salas, María Elena.
Siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar queUnidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

2.-Orden alfabético:
Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales, lapróxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Sarría Juárez, Ely García, Alí Salamanca.

3.- Un apellido sólo o una inicial: Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J.Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán.

Mujeres casadas: El nombre de la mujer casada está conformado por su nombre de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición de. Esta preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo. Ejemplo. Mary Méndez de Liscano, quedaría así: Méndez (de) Liscano, Mary (3 unidades dearchivo).

Aplique la regla en los siguientes nombres: Elsa Duarte, esposa de Carlos Casalta; Ana María Araujo, esposa de juan Matos; Dilcia Santana, esposa de francisco Galeno.

Ejercicio: Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres;

Ana Rodríguez de Rojas, Adalgiza Rosario de González, Flor maría de Serres, Hilaria Cardozo de Santamaría, Ana de García, Ysaida Farías, Alida MaríaGuillen, Alejandra Victoria León. Ritmar José León Lozada, Daniel Lozada, Daniel Alejandro Lozada,

Fabiola Lozada, Juana Sagaray, Rafael Bastidas, Rafael Bastardo, Carla Serrano María Luisa Serrano Arguello, Ernesto Arguello,

Juana Arveláez. Juana Álvarez, Avilio Lozada, Paulina Borzellino, Mario Araujo. José Araujo Díaz

Regla Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombrede una firma comercia: se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marín, quedaría así:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Marín, Luis Farmacia
Aplique la regla en los...