SISTEMA ANALISADO

CAPÍTULO 3 • ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

O P O R T U N I D A D D E C O N S U LT O R Í A 3 . 3

Vamos a ver a los magos

Elphaba I. Menzel y Glinda K. Chenoweth son los propietarios
de Paisajes Emerald City, un despacho de arquitectura de paisaje.
Están tratando de decidir entre 1) escribir su propio software, tal vez
mediante el uso de Microsoft Access como base; 2) adoptar un paquete desoftware COTS, como QuickBooks Pro, o 3) contratar un
servicio conocido como Magos del Jardín, Inc., para que se encarguen de todas sus funciones contables.
Elphaba le pregunta a Glinda: “¿Es posible que podamos crear
nuestro propio sistema?”.
Glinda contesta: “Supongo que podríamos, pero nos llevaría
una eternidad. Tendríamos que definir todos nuestros campos, consultas e informes. Necesitaríamos saberquién no nos ha pagado
todavía y cuánto tiempo ha transcurrido desde la última vez que le
cobramos”.
“Sí”, dice Elphaba, “y también tendríamos que crear descripciones de los productos, descripciones de los servicios y códigos
para todo lo que vendemos y proveemos”.
“Si eso fuera todo lo que necesitáramos, probablemente podríamos hacerlo”, añade Glinda. “Pero también necesitamos incluir
un sistemade itinerarios. Necesitamos saber cuándo podemos proveer los servicios a nuestros clientes y qué hacer cuando nos retrasemos. Tal vez no valga la pena”.
“Aun así”, reflexiona Glinda, “mi madre solía decir ‘No hay
lugar como el hogar’. Tal vez no haya software como el que crea
uno mismo”.
“Estás viendo los dos lados de todo”, comenta Elphaba. “Pero
la ruta que quieres tomar es demasiado larga yriesgosa. Necesitamos un paquete de software listo para usar ahora. He oído acerca de
productos conocidos como software comercial de venta en canales
convencionales, el cual podemos comprar y adaptar a nuestro negocio de servicios de jardín. Voy a investigar”. Así, Elphaba se apresura a buscar software que pueda ser adecuado.
“Encontré algo”, grita Elphaba. “Encontré este software llamado QuickBooksPro en www.quickbooks.com y parece que podemos pagarlo. Hay muchas versiones ya del software: una para
contabilidad, otra para construcción, otra para servicios de la salud.
Tal vez podamos encontrar un paquete adecuado para nosotros. Y si
no, parece que podemos personalizar la versión genérica de QuickBooks Pro para adaptarla a nuestras necesidades”.
“Además, nuestro sistema podría crecer.QuickBooks Pro es
escalable de antemano. Podemos agregar clientes, proveedores o

productos fácilmente. Sólo quería plantearte la idea de comprar un
paquete ya listo para usar”.
“Es interesante”, dice Glinda, “pero he estado investigando
por mi cuenta también. Algunos de nuestros competidores me dijeron que una empresa se encarga de todo el trabajo por ellos. Se
llama Magos del Jardín. Hacen paisajes,pero además mantienen
paquetes de cuentas por cobrar y de itinerarios”.
Así, fueron a ver a los Magos.
Joel Green, el propietario y creador de Magos del Jardín, está
orgulloso de su software. “Invertí una gran cantidad de tiempo trabajando con mis proveedores, es decir, los viveros en el área, y
hemos desarrollado un sistema para codificación para todo”, alardea. “Todos los árboles, los tamaños delos árboles, los arbustos, las
flores, el mantillo e incluso las herramientas para cuidar jardines
tienen números”.
“Empecé con una empresa pequeña, pero cuando los clientes
se enteraron de que había puesto atención al más mínimo detalle,
mi negocio floreció”. Y agrega: “Mis proveedores están enamorados de mi sistema debido a que reduce la confusión”.
“Me di cuenta de que mis competidorestrabajaban con los
mismos proveedores, pero no recibían un trato preferencial debido
a que no podían comunicar los detalles sobre los productos con
mucha efectividad. Entonces decidí que ofrecería mi software por
contrato. Ganaría dinero al rentar mi software y exigiría un mayor
respeto de mis proveedores. Mi acuerdo de licencia para el usuario
final establece que yo soy dueño del software, los códigos...