Sistema Contable

1. SISTEMAS CONTABLES:

1.1. Definición: Es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse con un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un período determinado.

1.2. Importancia: La información contable, es la base para tomardecisiones en distintas áreas. Por ejemplo, cuando una empresa participa en una licitación, requiere que se le sea presentada información de tipo financiero acerca del negocio. La información financiera en este caso es generada por los sistemas de información contable. Dependiendo del sistema y cómo funciones éste, la información contable será más fácil de obtener y procesar.

1.3. Elementos: Unsistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no alguno de ellos aisladamente
Hardware donde se procesa la información
Software propiamente dicho
Recursos humanos
Políticas y normas contables adoptadas por la entidad

1.4. Ingreso de los datos: El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante dediario contiene dos o más registros, sean débitos o créditos. Los registros débitos o créditos se denominan asientos de diario, de esta forma un comprobante de diario está formado al menos por dos o más asientos de diario. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos

1.4.1. Manuales: Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en él, sean conformados o validados através del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.

1.4.2. Mecanizados: Otra modalidad del ingreso de datos a un sistema contable es en forma mecanizada, esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta magnética.

1.5. Validación de datos: La validación dedatos verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de su consistencia. Un aspecto importante en todo sistema de contabilidad, es el de asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos. Uno de los mayores problemas que puede presentar un sistema contable, es que no se capturen todaslas transacciones; se podría decir en términos de riesgo, que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas, lo cual ocurre, si los errores de transferencia de datos son muy frecuentes y no se corrigen antes de preparar los estados financieros. Realmente, el control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas con eltratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo, todos los errores que puedan generar inconsistencia de la información, deben ser detectados en el momento de la validación.

1.6. Actualización de los datos: Un proceso de actualización de registros en un sistema contable, consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de lascuentas del mayor. Previo a la actualización de los saldos del mayor, la información grabada en los comprobantes de diario deben haber sido validadas. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

1.6.1. Interactivamente: La actualización interactiva hace que los movimientos del diario de contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de lastransacciones. Debido a que la actualización interactiva es realizada en el momento en que el operador graba los movimientos, la información debe ser validad totalmente en el momento que es capturada. Una actualización bajo este esquema requiere que se tengan controles fuertes sobre todo el proceso.

1.6.2. En lote: La actualización en lote implica la validación previa de los datos y ésta se...