sistema contable

Técnica para documentar y comunicar decisiones y procedimientos en una empresa
El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en una institución, es la falta de documentación detodas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la entidad y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, la gerencia de la institución debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder aestablecer formalmente los procedimientos que se realizan en la entidad. Normalmente, todo el conocimiento de una entidad es reflejado de distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de los manuales de procedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de la Empresa:Memorándums
Instructivos
Circulares
Manuales
Narrativos

Memorándums:

Los memorándums ampliamente utilizados son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una práctica errónea. El texto del memorándum debeexpresar en forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum.













Ejemplo
México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para: Mauricio del Moral, DirectorGeneral
De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas




Instructivos:

Los instructivos son documentosque norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no le favorece, dado a que los mismos deben ser puntuales y específicos. Un ejemplo típico de este tipo de instrumento está representado por los instructivos para establecer los pasos que deberánseguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de inventarios.


Ejemplo
Instructivo para el cuidado de trajes del lana pura

La limpieza debe de realizarse en seco, para lo cual es necesario llevarlo con un profesional.

En caso de que quieras arreglarla tú mismo lo que debes hacer es lo siguiente:

1. Lavar la ropa con jabón suave, de preferencia líquido y agua fría.
2.Enfocarse en limpiar las manchas con suavidad y no usar cepillos, pues puede perder la pelusa característica.
3. Secar a la sombra en un gancho que no defórmelos hombros, en el caso de pantalones o faldas es conveniente ponerlos en ganchos especiales que permitan un contacto adecuado y/o contengan pinzas.
4. Planchado con plancha tibia, con resistidor húmedo y después de haber dejado la ropa en elrefrigerador envuelta sin que le entre humedad por tres días.
5. No hay que permitir que se estire o deforme la ropa y al colgarla hay que hacerlo en ganchos adecuados de madera que no deformen la forma de la prenda.
6. Hay que cubrir la prenda con una bolsa plástica especialmente hecha con cierre lateral o inferior para que la polilla no la carcoma, además es recomendable cubrir la parte...