Sistema de abastecimientos

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS
“ABSIS”

MANUAL DE USUARIO

INDICE

1. PRESENTACIÓN
1.1 ¿Qué es el sistema ABSIS?
1.2 Agentes que intervienen en ABSIS
2. FUNCIONES DE LOS USUARIO
2.1 Representante de Unidad de Costeo.
2.2 Jefe de Abastecimientos.
2.3 Jefe de Almacén.
2.4 Administrador del Sistema.
3. FUNCIONES BÁSICAS DEL SISTEMA.
3.1 Identificación de entrada.
3.2 Solicitud derequerimientos

3.3 Consolidación de requerimientos.

3.4 Solicitud de compra.
3.5 Orden de compra.
3.6 Ingreso a almacén.
3.7 Reporte de almacén.
3.8 Pedido comprobante de salida PECOSA

1. PRESENTACIÓN
Este manual está dirigido a los usuarios del Sistema de Abastecimientos y Almacén de la UGEL Yunguyo, departamento de Puno, Perú.
ABSIS es una herramienta concebida para prestar apoyoa las autoridades competentes del ámbito de la UGEL Yunguyo en las áreas de Abastecimientos y Almacén.

El manual consta de dos partes:
Parte 1: Presentación del sistema ABSIS
En este apartado se ofrece una presentación general de ABSIS, los distintos agentes implicados y cómo pueden relacionarse entre sí a través del sistema.
Parte 2: Funciones de los usuarios e instrucciones específicaspara las autoridades competentes y los coordinadores del sistema ABSIS.

Esta segunda parte contiene orientaciones generales dirigidas a las autoridades competentes y a los coordinadores que hacen uso de ABSIS. Se irá actualizando de acuerdo a la evolución del sistema.

2.1 ¿Qué es el sistema ABSIS?
El Sistema de Abastecimientos y Almacén ABSIS es una herramienta concebida para prestarapoyo a las autoridades competentes del ámbito de la UGEL Yunguyo que realizan el proceso de consolidación de requerimientos, compra y distribución de los productos de acuerdo a los rubros de materiales detallados en el sistema.
Para utilizar ABSIS no hacen falta conocimientos amplios de tecnologías de información solo basta ver como operan los procesos de estructura administrativa en las áreas deabastecimientos y almacén de la UGEL Yunguyo.
El otro componente principal de ABSIS es una base de datos que contiene series de procesos relacionados con los requerimientos mensuales que se realizan.

En una primera fase, ABSIS facilitará el cumplimiento de las solicitudes de requerimientos de cada unidad de costeo, realizadas en cada mes.
El IMI pretende ser un sistema general de apoyo endiversos ámbitos de abastecimientos y almacén, por lo que se prevé su expansión en el futuro.

2.2 Agentes que intervienen en ABSIS
Los principales agentes que intervienen en ABSIS son los Jefes de las Áreas de Abastecimientos y Almacén; además los representantes de cada unidad de costeo albergada en la UGEL YUNGUYO (06 en total incluyendo la sede misma), y como es de entender eladministrador del sistema para ver las actualizaciones que se pueda dar al evolucionar el sistema.
2. FUNCIONES DE LOS USUARIO
2.1 Representante de Unidad de Costeo.
Persona responsable de obtener los requerimientos por cada institución educativa perteneciente a su unidad de costeo. Entre sus funciones se encuentra:
* Recoger los requerimientos de cada institución educativa.
* Ingresar al sistemalos requerimientos por I.E.
* Crear solicitud de requerimientos de cada I.E. en cada una de los rubros descritos (materiales de escritorio, computo, ferretería, materiales de enseñanza y otros).
* Modificar requerimientos que aun no hayan sido enviados.
* Enviar los requerimientos mediante el sistema de Abastecimientos ABSIS.
* Listar requerimientos anteriores que hayan sidoenviados.
* Enviar mensajes al operador del sistema de Abastecimientos.

2.2 Jefe de Abastecimientos.
Personal administrativo a cargo del área de Abastecimientos de la UGEL Yunguyo; quien se conocerá como el operador del sistema, además será responsable de tomar la mayoría de decisiones para la ejecución de los procesos del Sistema de Abastecimientos ABSIS. Sus funciones son:
* Configurar...