Sistema De Archivo Combinado O Mixto

Colegio de Educación Profesional Técnica
Del Estado de Nuevo León

Plantel: Lic. Raúl Rangel Frías


Carrera: Asistente Directivo

Asignatura: Control de Sistemas de Archivo




Alumno:
Nidia Viridiana Ortiz Rojas
110380597-2
Pa:
Lic. Laura Álvarez Briones

Cd. Guadalupe, N.L. a un 5 de Noviembre de 2012

INTRODUCCIÓN

Este proyecto se concentraráprincipalmente en el Sistema de archivo combinado, el cual hemos estado aprendiendo durante las últimas clases en la materia de Control de sistemas de archivo, la cual nos imparte la Pa. Lic. Laura Álvarez Briones. En este trabajo, vienen incluidos, una investigación sobre el sistema de archivo combinado, el concepto, el objetivo, usos, etc., también como se aplica el mismo en algunas empresas y/oinstituciones.
Anexando al presente una simulación de, el cómo estarían clasificados algunos expedientes que, en sí, maneja números y letras de manera combinada como bien lo menciona el sistema mencionado.
Estos, con el objetivo de dejar más en clara la idea de lo que, en días anteriores la Lic. Laura Álvarez nos ha hecho mención y por así decirlo, con este proyecto, nosotros mismos dar un repasogeneral a un este tema y poder darlo por concluido.

INVESTIGACIÓN

A.- Identificación de sistemas de archivos combinados.
Concepto.- El sistema de archivo combinado o mixto es la combinación del sistema alfabético y el sistema numérico (también se puede combinar con los otras sistemas de archivo, como lo son el sistema de archivo geográfico, por asunto y el cronológico, pero ya esto vadependiendo de las necesidades de cada empresa e institución), es decir que en este sistema se utilizan letras y números de manera que estén revueltos o separados por guiones.
Objetivo.- Archivará documentación que se generé o reciba en la empresa de acuerdo al sistema de archivo combinado o mixto y las necesidades del área de trabajo para su rápida localización y posterior uso

Usos.- Este sistemapuede ser utilizado por cualquier empresa, ya que al momento de querer archivar algo, esto se podrá localizar de manera fácil y rápida, porque a un departamento se le asignan claves y al marbete se colocaría el número de la clave y el nombre del titular del expediente. Un ejemplo sería si, tomamos una empresa donde se archivan los expedientes de los operarios el uso de este sistema podrá ser mediantela C.U.R.P. ya que contiene la combinación de letras y números.
Al igual el sistema podría ser usado en un hospital al archivar los expedientes de los pacientes, organizándolos de manera que, estos se guardan con el número de seguro además de adherirle el nombre de la persona, como ya he mencionado anteriormente
Ventajas.- Una de las ventajas por las cuales es uno de los más usados es que, estesistema proporciona confidencialidad, ya que solo las personas autorizadas y capacitadas tienen acceso a este tipo de archivos además de que, la mayoría de las empresas tiene políticas muy estrictas de no brindar información a cualquier persona ajena a la empresa.
Otra de las ventajas es que proporciona mayor orden y mayor facilidad al buscar algún expediente que con urgencia se necesitaría, enalgún dado caso de fuerza mayor.

Ejemplo.- Este sistema se basa en una combinación de letras y números. Por ejemplo: T-36, permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras, etcétera.
Este sistema obliga a llevar paralelamente unas fichas o índice que sirven de referencia al tomar como referencia laprimera clave.
Por decirlo así:
T-36 se ordenaría alfabéticamente, ya que lo primero que aparece es una letra, ó si es 36-T el criterio será el número.
Material de archivo.-
* Gaveta
* Guía primaria
* Guía secundaría
* Pestañas de colores
* Carpetas de colores
* Marbetes de colores
Relación con otros sistemas de archivo.-
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