Sistema De Archivo De Documentos Electrónicos

SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

¿QUÉ ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
TEMA 2.2.2 TERCER PARCIAL SISTEMA DE ARCHIVO
Los archivos de documentos electrónicos
Por: Miguel Ángel Esteban Navarro

Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se presenta una síntesis de las características más relevantes y los principales retos de las áreas deactuación de la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación, conservación preventiva, organización y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan directo modelo que programe la intervención técnica en este tipo de archivos.
Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos, Archivos, Autentificación, Conservación, preventiva, Organización, Acceso.

Delimitandoel concepto

Archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de información, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la información ni dentro de un mismo grupo.

Normalizar laterminología es una tarea urgente.

Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los diversos ámbitos de la gestión de la información. De este modo se evita, durante La aplicación de los avances tecnológicos, elriesgo de descubrir mediterráneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la adecuada gestión de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de producción y de uso.
Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variopinto no sólo resultan excesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente paraindicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como

Una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet. En ocasiones se usan también para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital. Esto genera si cabe mayor confusiónal convertir en sinónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos contenidos están bien determinados y diferenciados.

Informatización de archivos es un término que se utiliza con mayor precisión para denotar la aplicación de las tecnologías de la información al desarrollo de las actividades administrativas y de gestión documental en los archivos, automatizando el mayor número de procesos yde tareas posibles. Sistemas integrados para la gestión de archivos y edición electrónica de instrumentos de descripción y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pero un archivo automatizado, aunque su fondo esté completamente digitalizado, no se debe confundir con un archivo de documentos electrónicos.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe serentendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partirde la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Electronic records management es la expresión inglesa más...