Sistema de archivo

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U. E. P: PATRONATO SAN JOSÉ DE TARBES
II AÑO DE TÉCNICO MEDIO
CÁTEDRA: PRÁCTICAS DE OFICINA

IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Docente:
Coralia Correa

Integrantes:
Grecia del Valle Martínez # 6
Eliana Letelier # 7
Mª Estefanía Bello # 11
Verónica Hernández # 14

Caracas, marzo de2010
Introducción

Dentro de una empresa, se manejan diversos documentos de uso frecuente; esos documentos de origen comercial así como la correspondencia y otros papeles de importancia, deben ser guardados en un sitio seguro donde se garantice su conservación , rápida localización y fácil manejo; de manera que cuando se haga necesario referirse a ellos, puedan ser localizados con facilidady prontitud.
La eficiencia en el manejo de estos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios. Por esta razón toda empresa crea sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas de archivo.
Archivar es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan serencontrados sin demora cuando se necesiten.
De esta forma, a través del presente trabajo, se pretende dar a entender el concepto, importancia, clasificación, procedimientos y factores que influyen en la selección del sistema de archivo para la satisfacción de las necesidades de las empresas.

Sistemas de Archivo

Hoy en día, dentro de empresas y oficinas se cuentan con sistemas, mecanismos yregistros de archivo que resulten accesibles para el acceso en cualquier momento a la información requerida.
Un archivo, es un sistema múltiple y variado cuya utilidad es, especialmente, para guardar papeles o documentos.
Para esto se de llevar a cabo el proceso de archivar, el cual clasifica y arregla los documentos de manera que puedan mantenerse en un lugar seguro y obtenerserápidamente cuando se necesiten.
En la actualidad, la tarea de archivar y recuperar información resulta más fácil con el uso de programas de computadoras adaptables a los asuntos de oficina.
El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto en ella se realizan innumerables operaciones, las cuales deben estar respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos.Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
Con frecuencia es necesario referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales debe conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información, no será fácil,y a veces será imposible, conseguirla en el momento preciso que se necesita. Además, si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o deteriorarse.

Importancia del archivo:

La organización y funcionamiento de los servicios de archivo, en cualquier organismo, deben establecerse con el fin de:
• Satisfacer de la mejor manera las exigencias de las restantes oficinas yservicios de la empresa.
• Construir un centro activo de información y documentación.
• Construir un centro de promoción de trabajo.
• Asegurar una perfecta conservación de los documentos a él confiados.
En la oficina deben archivarse todos los documentos de valor, teniendo en cuenta las relaciones comerciales y las obligaciones que impone la ley. De este modo, podemos decir queel archivo conserva los datos importantes acerca de los productos, clientes, empleados, finanzas de una empresa, ya que todas las informaciones que se puedan necesitar en cualquier momento se encuentran en él.

Clasificación de sistemas de archivos:

A. Alfabético: a) Por medio de nombres
b) Sistema geográfico
c) De acuerdo al...