Sistema de archivo

Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación








Relación del Sistema de Archivo, con la Importancia de la Conservación del Ambiente para una Mejor Calidad de Vida de los estudiantes de 1er Año “C” (PROYECTO)












Sistema de archivo:
Definición de Archivar: Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar documentosen una forma sistemática de modo que pueden ser encontradas sin demora cuando se necesita.
Definición de Archivista: Es el que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.
Importancia y finalidad delarchivo: El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella se realiza inmuebles, operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Esta constancia recuerda las operaciones realizadas en el pasado y constituyen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
¿De qué manera podemosconservar los equipos y materiales de archivo?
Para la adecuada conservación de los documentos que se deben archivar, es necesario poseer un equipo de muebles y materiales funcionales que permitan cumplir con los fines con los fines esenciales del archivo: adecuada conservación, rápida localización y bajo costo. Corresponde a cada empresa seleccionar los que mejor se adapten a susnecesidades.
Conservación:
Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y Técnicas desarrollados por el personal técnico.
Restauración:
Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal técnico responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempoy otros factores en los materiales de archivos.
Los Archivadores: Son muebles diseñados y fabricados para economizar espacio y ofrecer consulta simultánea de las carpetas colocadas en los diferentes entrepaños y gavetas.
Depósito y acondicionamiento para conservar mejor los Equipos y Materiales de archivo:
Los archivos, están compuestos fundamentalmente de materia orgánica y, por lotanto, son intrínsecamente perecederos; sin embargo, el proceso de deterioro puede ser dilatado considerablemente; creando unas condiciones favorables de almacenamiento en los archivadores.
Se deberá tener en consideración:
a) El grado de polución en el medio ambiente.
b) La posibilidad de instalar un sistema de aire acondicionado. Con una constante revisión para evitar humedad, que ocasione eldaño o deterioro de un equipo o material de archivo.
c) La constante limpieza de los equipos de archivo. Ya que a veces los equipos o materiales pueden atraer una especie de animal que perjudique la el buen estado que tenga el archivo.
d) Instalaciones y equipos adecuados para los archivos.
Los factores climatológicos de temperatura, humedad, luz y polución atmosférica, incluyendo el polvo,son todos ellos causa de reacciones de degradación. La naturaleza química de estas degradaciones varía de unos archivos a otros pero pueden aplicarse los principios generales que a continuación se relacionan.
Temperatura y humedad:
Es sabido que las condiciones de temperatura y humedad relativa de los archivadores, a largo plazo ejercen un impacto significativo y perdurable en elarchivo. Por lo tanto, es preciso que estas dos variables, que son interdependientes, alcancen unos niveles satisfactorios, tanto en los depósitos como en los archivadores. Hay abundantes pruebas científicas que demuestran que cuanto menor sea la temperatura y humedad relativa de los depósitos o archivadores, mejor conservará el papel su resistencia física y su apariencia. Al reducir los niveles de...