Sistema De Archivo

SISTEMAS DE ARCHIVO

FUNDAMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos de uso frecuentes de una empresa como los de origen comercial, correspondencia y otros papeles de importancia, deben de ser conservados en un sitio seguro, donde se garantice su conservación, su rápida localización y su fácil manejo, de manera que cuando sea necesario referirse a ello, puedan se localizados con prontitud.ARCHIVAR
Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de modo que puedan ser encontrados sin demoras.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las instituciones y la imagen propia de la institución que los produce, porcuanto ella realiza innumerables operaciones que están respaldadas por alguna constancia escrita que las describe.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se leconoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

FUNCIONES DEL ARCHIVO
El archivo de una empresa debe de tener las siguientes funciones principales:
a. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b. Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c. Asegurar la máxima rapidezen la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
d. Comprobar si la documentación se archiva regularmente.
e. Conservar y expedir la correspondencia.
f. Encargarse de la reproducción de diseños, catálogos, folletos, etc.
Destacados expertos en las técnicas de archivo afirman que para lograr estos fines es necesario dotar al archivo de unaestructura adecuada:
a. Disponer de personal capacitado y en número suficiente.
b. Instalar el archivo en locales apropiados.
c. Disponer de un mobiliario que responda a las exigencias de su función.
d. Dotar el archivo de un director competente.

EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO
Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar conequipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio
Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite.
• Archivo vertical: Los documentos sonalmacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

• Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas ocajas que se colocan paralelamente.

• Archivo rodante: Cuando lo más importante es el almacenamiento de documentos de una manera eficiente y estética, los sistemas de archivos rodantes ofrecen soluciones muy atractivas, manteniendo altos niveles de prestaciones por su inversión.

Las ventajas de los sistemas de archivadores rodantes son:
• Ahorro de hasta un 60% del espacio.
• Excelentenivel de seguridad de los documentos.
• Mayor facilidad en la búsqueda en el control de los mismos.

• Bandeja de escritorio: se utiliza para colocar la correspondencia. Las hay de dos y de tres.

• Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar...