Sistema De Archivo

SISTEMAS DE ARCHIVO
Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interdependientes o interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico.
En este contexto, unsistema de clasificación archivística es un término usado para describir una metodología que permite organizar, por un sistema definido, la documentación de la entidad.
Ordenar los documentosconsiste en agruparlos por nombre, fecha, número, lugar geográfico o asunto. Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.
Según losconceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de quela persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LASELECCIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO.
- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período,forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia quese utilizará.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR.
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estén listos para ser archivados); clasificar, (decidir bajo que nombre se archivará); codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificación); distribuir (los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación; guardar (Colocar losdocumentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas).

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO.
SISTEMA ALFABÉTICO.
Conocer adecuadamente el alfabeto. Considerar que para el archivo no...