sistema de archivo


1. NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
Razones por la que la empresa debe y tiene que conservar y guardar la documentación.
Por el propio interés de la organización.
Permite mantener enactivo la información de la empresa. Evita las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario. La elección de un sistema eficaz de archivoracionaliza considerablemente el trabajo administrativo y de oficina.
Por exigencias legales.
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a sunegocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales y especiales.
El cese del empresario noexime del deber y si fallece el deber recae sobre los herederos. En caso de disolución de sociedades, el deber recae sobre sus liquidadores.

2. CONCEPTO DE ARCHIVO.
Lugar donde estándebindamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objeto de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
4.CLASES DE ARCHIVOS.
Los archivos contables prestan un servicio a la sociedad, pues son el testimonio de tiempos pasados y el lugar donde se acude en busca de datos. Según diferentes criterios existenvarias clasificaciones de archivos.
Archivos públicos:
De la Administración General del Estado
De la Administración Atutonómica y local
Otros órganos de la Administración (parlamento, cortes generalesy regionales)
Archivos privados:
De empresas
De instituciones religiosas
De partidos politicos y organizaciones sindicales
De familias
Atendiendo a la edad del documento.
Según el grado deutilización
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién
entregados en la entidad o de consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos
activos por...