Sistema De Archivo

El Sistema de Archivo

En la maquinaria de funcionamiento de toda empresa, entran en juego multitud de documentos, tanto los que se generan como los que se reciben: informes, cartas, expedientes, documentos oficiales, documentos mercantiles, etc.
El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional al crecimiento de la empresa y a su grado de interrelación con su entornoexterior, por ese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y archivado de toda la documentación cuando la empresa no precise servicios externos que le cubran este tipo de servicios.
El profesional del secretariado deberá conocer los distintos sistemas empleados, tales como los métodos estándar de clasificación así como los medios técnicos y materiales que le permitan el archivado de toda ladocumentación que se genere en la empresa para la que presta sus servicios. No obstante, cada organización podrá disponer de normas o sistemas específicos.
Los Sistemas de Archivos nos permiten organizar, clasificar y guardar la información en forma ordenada con la finalidad de poder ser encontrada fácil y rápidamente para su utilización.

La Planificación y Organización de los ArchivosExiste una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas.
Algunas, nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
La diferencia radica en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos,pero básicamente se trata, en resumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa. A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del carro, el asiento trasero, la mesa de noche, las gavetas de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en unsin fin de lugares de difícil descripción.

Así pues, es necesario habilitar un lugar dónde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande, una sencilla caja de cartón es suficiente, la idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejableentregar una fotocopia. Si la persona necesita el original, se coloca dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste qué trabajador, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original, dicha hoja debe estar firmada por quien lo ha solicitado.
Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas, nunca encuentran nada, o si lo consiguen esdespués de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
La diferencia radica en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos, pero básicamente se trata, en resumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejarla documentación que llega a la empresa. A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del carro, el asiento trasero, la mesa de noche, las gavetas de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción.
Así pues, es necesario habilitar un lugar dónde depositar todos los documentos que llegan. Si laempresa no es muy grande, una sencilla caja de cartón es suficiente, la idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si la persona necesita el original, se coloca dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste qué...