Sistema de archivos por asunto gestion

Nombre del trabajo: Sistema de Archivo Por Asuntos

¿Qué es un sistema de archivo por asuntos?

Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombre de personas, compañías, o lugares. Se emplean guías divisionarias para los asuntos que se consideren como una división del conjunto, y las guías auxiliares o sub-guías para conceptos que representen sub-divisiones.Consiste en guardar papeles o materiales, siguiendo las indicaciones de su clasificación en expedientes, cajas o muebles especiales, dispuestos conforme al orden del cuadro clasificador.

Por ejemplo:
Los principales encabezamientos de un archivo por asuntos en una tienda de muebles son:
* Aparatos de uso domestico
* Muebles de alcoba
* Muebles de comedor
* Muebles de sala
*Muebles para terraza

Los encabezamientos principales en parte de un archivo de asuntos de una compañía de Seguros podrían ser:
* Cambios
* Cobros
* Costos

En los archivos de una firma comercial pequeña, los encabezamientos por asuntos se mezclan con los encabezamientos por nombre.

¿Cuando se utiliza un archivo por asuntos?Algunos registros como las tarjetas de inventario, se prestan para ser organizados por asuntos porque se refieren a artículos, así como también las pólizas de seguro que son un buen ejemplo, estas pueden ser archivadas por nombre, número o materia.
En cambio los cheques no se pueden ordenar con base en una materia, porque no se refieren a un asunto en particular. A continuación mostramossituaciones en las que los registros están organizados por materia.

1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
Por ejemplo, los registros de inventarios de una compañía que vende dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería: Barras de dulce, Confites sueltos, Chocolates de fantasía, Glaseados, etc.

2.Cuando es probable que los archivos sean solicitados por el asunto a que se refieren.
El gerente de publicidad de una compañía productora de cuero seguramente le pedirá a su secretaria “el contrato de publicidad de nuestra nueva línea de maletines de mano”, en vez de “el contrato de publicidad de la Agencia Globo”, o “Nuestro contrato No. 5-279 del 4 de marzo”. El contrato deberá ser archivado,entonces, bajo el encabezamiento Publicidad-Contratos-Maletines.

3. Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o actividad se necesiten a un mismo tiempo.
El jefe de ventas de una firma fabricante de botes, por ejemplo, deseara tener toda la información disponible acerca de un nuevo modelo J-2OOO de bote de vela, antes e planear la campaña de ventas para esemodelo. Si la información esta totalmente dispersa: archivada bajo los nombres de los proveedores de partes, diseñadores y subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en todo el archivo. Con un sistema de archivo por asuntos, sin embargo, el empleado del archivo solamente tendrá que buscar bajo Botes de vela-Modelo J-2OOO, sacar la carpeta del archivador y presentarla al jefe de ventas para accióninmediata.

4. Cuando los documentos pudieran de otra manera subdividirse en partes muy pequeñas. Consideremos el caso de un agente de productos farmacéuticos al por mayor quien compra a cientos de proveedores diferentes, pero que solamente tiene un pequeño volumen de correspondencia, como literatura descriptiva, listas de precios, etc., respecto a cada proveedor. Un archivo alfabéticoresultaría difícil de manejar por el gran número de empresas involucradas. El agente mayorista podría organizar mejor sus archivos por asuntos, utilizando solamente una docena de categorías de productos importantes, tales como antibióticos antisépticos, como sus encabezamientos principales.
Así, los documentos estarían archivados de acuerdo con el producto y podrían localizarse rápidamente. Para...