Sistema de Archivos







ARCHIVO
DEFINICIONES DE ARCHIVO
El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados.
Muchas veces es el lugar en donde se conservan todos estos documentos.
FINALIDAD DE ARCHIVO
Dentro de la administración de cualquier empresa un archivo es una herramienta imprescindible que además persigue unos objetivos muy concretos.
LOS OBJETIVOS DE LA NATURALEZALEGAL
Hace referencia a una serie de exigencias estipuladas por la ley. Es decir la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece la ley.
OBJETIVOS DE CARÁCTER TECNICO
Hace referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras las características esenciales que debe tener un archivo para que sea útil.
Ahorra tiempo y esfuerzoRecuperar la información rápidamente
Proteger los documentos de su posible deterioro
Poseer un centro de almacenamiento activo y actualizado de información.

DEFINICION DE ARCHIVO
Proviene del latín ARCHIVUN que significa lugar en donde se conserva con separación y seguridad documentos.
Existen varias definiciones de archivos pero todos coinciden en que archivos es:

a) Conjunto de datos
b)Conjunto de datos debidamente ordenados para su fácil consulta
c) Lugar destinado aguardar documentos
El concepto de archivo es muy variable en diversos autores, aunque la esencia y el objetivo sea el mismo.



CONCEPTO DE ARCHIVO

a) Conjunto de documentos con diferentes fechas, su forma y su soporte material producidos y recibidos por toda persona física o moral o por cada servicio deorganismo público o privado en ejercicio de su actividad y son conservados por sus creadores o sus sucesores para sus propias necesidades; transmitido a la institución del archivo competente en razón de su valor archivístico.
b) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservación y servicio de los documentos.
c) Es el conjunto de documentos que han sido producidos porentidades públicas o privadas reunidas en un determinado lugar con fines de conservación y ordenación científica, consulta y utilización.

FUNCIONES DEL ARCHIVO
Las funciones del archivo serán:
Guardar, conservar y custodiar la información
Facilitar rápida y cómodamente la documentación
Constituir un centro activo de la información
Cumplir con las disposiciones legales


REGISTRO DE LACORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de documentos que llegan a la empresa. De lo contrario es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas de su manejo por tanto es necesario analizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos que sean conocidas y acatadaspor los empleados de la empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia que llega a la empresa puede ser clasificada en:
Correspondencia personal
El sobre generalmente aparece la palabra confidencial o personal; puede ser sobre sin


Correspondencia publicitaria
Son los folletos, revistas, propaganda, paquetes, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos oempleados.

Correspondencia empresarial
Viene dirigida por los datos completos y directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO
Correspondencia personal
No debe abrirse se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas están dirigidos a la empresa, se envía a la independencia interesada de acuerdo alcontenido de la publicación.
Los que vienen dirigidos que se imprime la fecha al sobre y se envía al destinatario

Correspondencia empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa si no es así se devuelve al correo sin abrir

APERTURA
Para abrir los sobres se utiliza tijera y se corta por el lado derecho del sobre colocándolo de frente:

1) Verificar la...