Sistema de archivos

Sistema electrónico de archivos
Acceso
La facilidad en el acceso a los archivos de documentos
electrónicos es la principal aportación de lo digital
en esta área de la gestión. Esta característica tiene
dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la
precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la
automatización de los instrumentos de descripción,
junto con su necesarianormalización. Por otra, el aumento
del grado de difusión y uso del archivo que
brinda la posibilidad de acceder a los documentos por
vía telemática tanto dentro de la institución productora
—mediante la construcción de intranets (que ofrecen
durante la producción de los documentos también
la capacidad de intercambiar, compartir y participar en
su creación por diversos actores)— como desde elexterior
por usuarios ajenos a la organización a través de
internet.

¿Está usted comercializando productos a través de Internet? ¿gestiona o quiere gestionar electrónicamente su negocio desde cualquier lugar? ¿se relaciona con sus clientes o proveedores a través de medios electrónicos? Si la respuesta es afirmativa en al menos una de las cuestiones no le quepa ninguna duda: usted necesita empleartecnología de firma electrónica o digital. Esta es la única forma posible de enfrentarse, y superar con éxito, a la gran crítica que el ciudadano de a pie le hace al comercio electrónico: la falta de confianza en las transacciones económicas. La tecnología de la firma digital está precisamente pensada para eso, para garantizar y dar confianza a todas nuestras actividades empresariales online.
¿Quées la firma electrónica y para qué sirve?
En realidad, la firma electrónica no tiene nada que ver con nuestra firma autógrafa tradicional. No es, al contrario de lo que intuitivamente muchos puedan pensar, nuestra firma personal digitalizada (esto es, escaneada), sino que consiste en la aplicación de una serie de conceptos matemáticos descubiertos en la década de los setenta por dos científicosde la Universidad de Standford y del Instituto Tecnológico de Massachussets. Se trata, en pocas palabras, de “pegar” a nuestros documentos electrónicos (las facturas, albaranes, recibos, contratos, etc. digitales) un conjunto de datos en forma de claves que garantizan una serie de cosas a las partes involucradas en ellos. Estas garantías son esenciales para dotar de confianza al medio electrónicocomo entorno en el que hacer negocios, y esencialmente son las siguientes:
En primer lugar, el uso de estas claves permite que la información que enviamos por la Red vaya cifrada (encriptada) con la finalidad de que si alguien intercepta dicha comunicación durante su tránsito no sea capaz de leerla. Esto es, le sea incomprensible al igual que lo son los mensajes codificados por los espías o porlos servicios secretos.Esa es la función de la encriptación o criptología, la ciencia que se ocupa de ocultar, disimular o cifrar la información.
En segundo lugar, emplear tecnología de cifrado como la que usa la firma digital permite garantizar que si alguien intercepta nuestra comunicación e intenta modificarla, y lo logra, su interferencia será técnicamente detectable, esto es: se nos garantizaque la información llegará intacta a su destinatario porque, de lo contrario, sabremos que ha sido manipulada.
La firma digital también nos permite saber o, mejor dicho, tener la certeza de quién es la otra parte con la que estamos interactuando. Es decir, nos da la confianza necesaria para saber que la otra parte es quién dice ser y no un farsante o un impostor que se hace pasar por nuestrointerlocutor real.
Y, finalmente, el uso de tecnología de firma digital posibilita garantizar la recepción del mensaje. Esto es, si estoy enviando una documentación legal que estoy obligado a remitir, mi interlocutor no podrá haber negado recibirla si trabajo con esta tecnología.
Estas son pues las grandes bazas de la firma electrónica: la confidencialidad (la capacidad de mantener accesible un...