sistema de clasificacion de archivo numerico y alfavetico

Archivo numérico

Consiste en asignar  un número a cada persona, entidad o asunto que genera documentos  de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde se archivan en ordencronológico  todo el documento relativo a esa persona, entidad o asunto.

Ventajas

- Identificación  rápida en secuencia de los documentos; esto permite localizar  más rápidamente los documentoscodificados.
- Evita la duplicación, pues todas las carpetas tienen unos números diferentes.
- Permite la expansión permanente del archivo, añadiendo números adicionales.
- Su carácter esilimitado.
- Lectura rápida.
-  Exactitud.
-  Carencia de dudas o errores.
-  La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
 
Desventaja

-  La localización del documentoclasificado resulta difícil si no se reconoce el número.
- Es necesaria una guía de confección de localización.
- Necesita un índice.
-  Posibilidades de intercambiar números.
- Obliga a conocer la fechadel documento.
-  Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.
 
Organización

Sistema numérico es muy utilizado por las diferentes entidades porsu alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
 
-Al archivo principal.
 - El archivo alfanuméricomisceláneo.
 - El tarjetero índice.
 - El registro de números asignados.

El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos.

Archivar alfabéticamente.Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto.

Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partes en que se divideel nombre de una persona, empresa o instituto.

Pasos para archivar alfabéticamente:

- Inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
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