Sistema de documentacion

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Especialidad: Administración-Informática
Cátedra: Sistema de Documentación

Autor: MELVIN BRITO
INTRODUCCION

En este mundo globalizado y con los cambios turbulentos que vivimos en la actualidad, le imprimen una violenta velocidad a la construcción y modificación de los sistemas de cadanegocio. Es por ello, que se hace necesario que las empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización; sino toda la información que permite el desarrollo de todos losprocesos y una acertada toma de decisiones.
Existen diversas técnicas, elementos y metodologías, con los cuales se puede elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, que permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.
Con ladocumentación se puede mantener y actualizar los sistemas de información de una empresa frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal, adquisición detecnologías y otros.
A continuación señalaremos los aspectos que tienen que ver con las técnicas y elementos de la documentación de sistema, tales como: funciones de la documentación, técnicas para hallar datos, entre otros.

1. LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN
la documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en formasatisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención. Por ejemplo: La importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a puntode irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta, el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
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Técnicas de Documentación de Sistemas Mecanizados.
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Existe una confusión de término y situación que impide la definición precisa de la información documental.
Los profesionales que realizan funcioneso actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios, analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc. También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos, servicios de documentación, unidadesdocumentales, sistemas documentales, archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.
A continuación se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de la
Información:
a) “Ciencia interdisciplinaria queinvestiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimos almacenamientos, recuperación y diseminación.” (BORKO, 1968)
b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación...