Sistema De Documentacion

--TÉCNICAS DOCUMENTALES
Existe una confusión de término y situación que impide la definición unívoca de la información documental.
Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios, analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc. También los diversoscentros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos, servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales, archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedanenglobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.
A continuación se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de la Información:
a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimos almacenamientos, recuperacióny diseminación.” (BORKO, 1968).
b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación y uso.” (TAYLOR, 1966).
c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970)

Para simplificar ambigüedades, se limita elconcepto de Ciencia de la Información que abarca el conjunto de Técnicas Documentales, al término generalizado de Documentación.

¿Qué es la Documentación?
En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión.

Campo de la documentación de sistemas:
Son aquellos que esporádica o periódicamente tienennecesidad de documentarse con motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente, decisión, etc.


Características de la documentación de sistemas:
• Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores.
• Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a sus necesidades.
•Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente después de su publicación.
• Economía: el coste de la Documentación debe ser mínimo.

NOCIÓN DE DOCUMENTO
Documento proviene del latíndocumentum, dedoceo, es, ere, enseñar. …
Escrito conque se prueba, acredita o hace constar alguna cosa.
Desde un análisis administrativo se hace necesario delimitar ladefinición o noción de documento y, a su vez, referirse a su naturaleza.

Funciones de un documento:

• Permite la comunicación humana.
• Es un medio muy valioso de formación y enseñanza.
• Puede materializar todos los conocimientos humanos formando, de este modo, una memoria colectiva.

Un documento válido debe ser:
• Original: Es decir, de primera mano. Fruto de un estudio o investigación.• Fiable: Digno de crédito. Identificación de autores y fuentes.
• Utilizable: Con posibilidad de difusión. De fácil acceso a los utilizadores
.• Documentos confidenciales: de utilidad limitada.

FUNCIONES DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados.
La documentación, como concepto específico,para diferenciarla de la anterior, consiste en el empleo de Técnicas Documentales, es decir, de tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos para la información especializada que requieren los utilizadores.

• La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más completos posible de cuanto existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo...