Sistema de Gestión de Eventos

Informe T´
ecnico
Sistema de Gesti´
on de Eventos
Caso de Estudio:
Universidad Polit´ecnica Territorial del estado
M´erida Kl´eber Ram´ırez (UPTM)
Typson A S´anchez M.
15 de octubre de 2014

Introducci´
on

Actualmente en Venezuela existen esfuerzos tanto institucionales como
colectivos de lograr la independencia tecnol´ogica, una frase que se escribe
f´acilmente pero muydiferente cumplirla por el nivel de penetraci´on que debe
tener el compromiso y la conciencia social, sin dejar de lado los factores externos e internos que perturban la meta planteada, este sistema busca apoyar
transversalmente el generar la conciencia y compromiso que nos permitir´a alcanzar la independencia tecnol´ogica.
Un sistema de gesti´on de eventos con especial enfoque en los eventosacad´emicos, que se encargue de sistematizar de una manera clara e intuitiva
todos los procesos que ata˜
nen a la organizaci´on de un evento, los mismos se
pudieron determinar de manera conjunta gracias a la experiencia de las autoridades de la Universidad Polit´ecnica Territorial del estado M´erida Kl´eber
Ram´ırez (UPTM) y de Typson S´anchez (redactor de este informe) que he
participado a lo largode mi trayectoria en el desarrollo de 2 versiones del
sistema para 2 empresas, y que adem´as he organizado este tipo de eventos
durante mas de 7 a˜
nos, pudiendo evidenciar los procesos claves a sistematizar
.
El fin del sistema es fungir como una herramienta de software libre para
dar soporte a todos aquellos eventos nacionales como latinoamericanos que
faciliten el empoderamientoTecnol´ogico y Social que nuestra regi´on necesita.

1

1.1.

Antecedentes

En los u
´ltimos a˜
nos ha existido un aumento en el desarrollo de software
para resolver problemas cada vez mas particulares, los cuales no siempre terminan siendo la mejor alternativa para usar.
En experiencia personal y como los antecedentes tangibles de desarrollo
de este sistema, particip´e en los a˜
nos 2011 y2012 en dos desarrollos de sistemas de gesti´on de eventos, cada uno de ellos para 2 empresas distintas y
presentando sus caracter´ısticas que los diferencian claramente.
El primer desarrollo se enmarc´o en una empresa con amplia experiencia
en organizaci´on de eventos que manejaba un alto volumen de participantes
y visitas en el sistema de gesti´on de eventos que usaban, el cual presentabamuchos errores por su desarrollo sin planificaci´on y la desventaja principal de
que solo era capaz de soportar 1 evento a la vez, por lo cual se deb´ıa realizar
una instalaci´on del sistema por cada evento organizado.
Luego, partiendo con el objetivo de permitir una gesti´on centralizada de
todos los eventos y tomando como base un sistema mas sencillo en cuanto a
la gesti´on de evento,permiti´o con un grupo de 2 desarrolladores cumplir las
metas en 3 meses.
En el segundo desarrollo se trabaj´o para una nueva empresa contando
solo con mi esfuerzo de trabajo, fue un proceso m´as largo ya que no se
contaba con una base con la cual arrancar, por lo que el proyecto fue algo
m´as largo, pero m´as fruct´ıfero al corregir y optimizar el modelado de los
procesos, permitiendo una mayorfacilidad en el mantenimiento del sistema.

1.2.

Objetivo

Implantaci´on de Sistema de Gesti´on de Eventos en la DIEPP con el
prop´osito de mejorar la gesti´on de las diferentes actividades acad´emicas.
La motivaci´on de este proyecto fue apoyar las nuevas estrategias de crecimiento organizacional en la DIEPP(Departamento de Extensi´on Postgrado
y Producci´on), a trav´es del desarrollo deun Sistema de informaci´on que
2

pudiera manejar el registro de los asistentes que participan en los eventos
acad´emicos ya sean seminarios, jornadas, conferencias, congresos entre otros,
que se desarrollan dentro de la Universidad Politecnica Territorial ”Kl´eber
Ram´ırez”

3

Identificaci´
on

2.1.

Descripci´
on

El software provee de gesti´on de eventos acad´emicos y...