sistema de gestion de proyecto

Objetivos del Proyecto

Efectuar la entrega del informe trimestral a la Dirección sobre las actividades realizadas en las bibliotecas con un 75% deanticipación.

Mantener la información entre los departamentos generando un 95% de resultados durante los meses consecutivos a la entrega de los futuros informes.

Cumplir con la fecha que se establece en la entrega del proyecto anual para ejecutar un 75% de las metas propuestas en comparación con el año pasado que solo se realizó un 35%.

Ofrecer un 55% de calidad en servicio a los encargadosde las bibliotecas por parte del personal que labora en la Coordinación para alcanzar la excelencia en atención mediante la nueva planificación de sistema.

Planificar el seguimiento y control de las 42 bibliotecas a nivel regional a través de un sistema de redes dentro los diferentes departamentos de la Coordinación Regional que proporciones un óptimo funcionamiento de las bibliotecas y queademás permita lograr los objetivos planteados anteriormente en un en un 75%.





Planteamiento del Problema

La Biblioteca Pública Central "Julián Temístocles Maza", se encuentra ubicada en Barcelona – Estado Anzoátegui; esta es una institución que brinda servicios de préstamos de libros y proporciona cursos decapacitación en diferentes áreas como: Introducción a la computación, manualidades, primeros auxilio, contabilidad, entre otros; e igualmente sirve como centro de enseñanza a personas con discapacidad proporcionándoles cursos que los ayudan en su desenvolvimiento ante la sociedad.

Además en ella funciona la Coordinación Regional de Bibliotecas que cumple funciones como organización encargándose delmanejo de toda la información a nivel regional con respecto a cuarenta y dos (42) bibliotecas y Casas de Lectura de la zona. Desde esta se controlan datos de suma importancia sobre los cursos, visitas, préstamos, libros y actividades que estas realizan; e igualmente estudia las necesidades de las mismas ofreciendo recursos sobre lo que requieren y mejoras en estructura y calidad de servicio.

Enla Coordinación operan varios departamentos, de los cuales cinco (5) de ellos son los responsables de realizar un proyecto anual con toda la información recaudada durante el año en periodos mensuales, trimestrales y semestrales; entre los responsables tenemos: Dirección, Procesos Técnicos, Administración, Recursos Humanos, Seguimiento y Gestión de Control; cada uno con diferentes funciones,pero que se encuentran comprometidos bajo un mismo lema que es lograr el seguimiento y cumplimiento de entrega de un informe que permite comprobar si las metas propuestas fueron cumplidas; ya que este se debe realizar para tener un conocimiento previo sobre el funcionamiento de todas las bibliotecas. Además debe ser enviado con los objetivos y metas planteadas a la Gobernación del Estado y luego ala sede principal ubicada en Caracas para que esta tenga noción de las actividades y funcionamiento de estas en el Estado Anzoátegui y administrar los recursos que estas requieren.

Para conocer sobre las necesidades y llevar un control sobre las bibliotecas a nivel regional la coordinación exige a cada uno de sus encargados por departamento un informe de sus actividades y demás funciones quedeben ser entregados mensualmente para tener conocimientos sobre lo que se está realizando en cada biblioteca y en donde se solicita apoyo. Este informe es entregado en el Departamento de Seguimiento y Gestión de Control, el cual se encarga de trabajar con estadísticas que permite a la Dirección y a los demás departamento que conforman la Coordinación Regional de Bibliotecas tener un enfoque de...