SISTEMA DE INFORMACI N ADMINISTRATIVO

DEFINICION Y DESCRIPCION DE SISTEMA

Existen diferentes definiciones del término sistema. La clásica es la que dice que “Un sistema se compone de elementos en estado de interacción” y lo expresa como conjunto compuesto de partes, partes que se relacionan, en relación constante, relación que implica normas y organización. Esta definición implica además que todo elemento que no interactúa con losrestantes no forma parte del sistema.

Un sistema se puede definir también como “Un conjunto de elementos o individuos que forman un todo organizado, que interactúan entre sí y tienen una conducta coherente”, o bien como, “Un conjunto de elementos relacionados entre sí, de manera que un cambio en el estado de cualquiera de ellos altera el estado de los otros elementos”.

Los sistemas pueden serabiertos o cerrados. Un sistema es abierto cuando tiene acción reciproca o interdependencia con los elementos de su entorno. Cuando no existe tal acción con el medio, se trata de un sistema cerrado.

Las formas elementales de intercambio entre un sistema y su ambiente son: La recepción de insumos y la producción de resultados.

En la práctica casi no existen los sistemas cerrados; los hechosocurren habitualmente en sistemas abiertos y los sistemas dependen en gran medida de los aportes provenientes del ambiente y, a su vez, dirigen los resultados a este.

Sólo por razones teóricas o de análisis puede ser conveniente “cerrar” arbitrariamente un sistema, lo que es habitual que suceda en el método experimental, con la condición de dejar establecidas explícitamente las premisas y de suponero asegurarse que todo el resto, salvo las variables que se estudian, permanece constante.

Los administradores de organizaciones aplican frecuentemente e implícitamente en ellas el criterio de sistema arbitrariamente cerrado.

Los sistemas contienen factores determinantes o condicionantes que son factores preexistentes o bien son incorporados premeditadamente a los sistemas. Estos factores puedenser internos o externos al sistema. Los factores internos corresponden a comportamientos, fuerza, tendencias y dinámicas propias del sistema. Los externos pueden ser factores naturales o artificiales (físicos, sociales, culturales).

Un analista debe considerar a los factores determinantes o condicionantes como fuerzas que se deben identificar y cuya importancia e influencia en el sistema sedebe medir. Estos factores sirven además para definir los límites y carácter de un sistema.

Los sistemas presentan también una característica de tolerancia, de adaptación o de acomodación, dentro de ciertos márgenes, a las variaciones de las condiciones del medio, como una necesidad de mantener un equilibrio en relación al medio. Este estado está muy relacionado con los factores determinantesinternos del sistema y guarda relación con el proceso de crecimiento y perfeccionamiento del mismo sistema.

En resumen las características fundamentales de los sistemas son las siguientes:
a.- Acción reciproca e interdependencia de sus componentes.
b.- Son más que la simple suma de sus partes, ya que no solo incluyen estas, sino que sus interacciones.
c.- Su estado depende del estado de suscomponentes, del estado de interacción entre éstos y del estado de interacción del sistema con su entorno.
d.- Con frecuencia forman parte de sistemas mayores, o visto de otra manera son complejos y están constituidos por subsistemas de tipos diferentes.
e.- No existen límites objetivos predeterminados que establezcan su magnitud, quien quiera que describa, analice o trabaje con un sistema puede fijar suslímites y su nivel, de manera que correspondan al problema que se necesita abordar o resolver.
f.- Sus elementos componentes tampoco están predeterminados ni jerarquizados de antemano, su ordenamiento y composición dependerán del problema planteado, de los objetivos del análisis.
g.- Las fuerzas que lo condicionan, de denominan factores condicionantes o determinantes y pueden ser interiores o...