Sistema de informacion para adquisiciones y abastecimientos

TEMA 6. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ADQUISICIONES Y
ABASTECIMIENTOS

Objetivo particular

Al finalizar este tema el alumno deberá evaluar el sistema de información necesaria para la función de compras y abastecimientos, así como sus relaciones con las demás funciones de la organización.

Temario detallado
* 6.1. Relaciones de la función de compras y abastecimientos con laorganización
* 6.2. Control de calidad de las compras
* 6.3. Importancia de la claridad en la información de la requisición
* 6.4. Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades
* 6.5. Planeación y programación de compras
* 6.6. Informe de surtimiento y revisión del material entregado
* 6.7. Archivo histórico de compras y abastecimientos
* 6.8. Elproceso electrónico de datos en la planeación de compras, programación y control de consumos
* 6.9. La importancia de los almacenes

6.7. Archivo histórico de compras y abastecimientos

Como ya se había mencionado en el capítulo anterior, el Departamento de Compras debe mantener un archivo de todas sus transacciones, en cual debe de contener los siguientes elementos:

La utilización delequipo de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) ha sido vista como la razón principal para incorporar todas las actividades de la administración de materiales bajo una cabeza, llamada el Gerente de Materiales.

De esta manera se supera la posibilidad de conflicto en cuanto a los objetivos departamentales individuales y el flujo de información que resulta de los sistemas.

El seguimiento de laorden de compra es la que probablemente se transfiere primero de procedimientos manuales a procesamiento mecánico o electrónico de datos. El índice de rendimiento es un sub-producto del sistema de seguimiento.

Es una recopilación estadística de los datos que fluyen del sistema de seguimiento y que proporcionan una evaluación objetiva tanto del proveedor como del comprador.

El sistema decantidad de órdenes a nivel económico está relacionado con la solicitud y procedimiento de redacción de la orden, específicamente el Lote Económico de Compra (LEC) es la cantidad que da lugar al costo mínimo anual total del artículo, considerando los costos de la colocación de la orden y los costos de traslado.

El sistema de procesamiento de datos imprime la orden de compra a partir de larequisición terminada, con una cantidad determinada por las formulas LEC programadas en el sistema.

Otras aplicaciones de la computadora al manejo de materiales incluyen: redacción de la requisición, tomando en cuenta la producción proyectada, los niveles de inventario,,los requerimientos de tiempo de entrega, el uso de datos históricos y de información relacionada con el inventario así como la jerarquíade la orden.

Cada organización adopta y elabora el sistema de acuerdo con las necesidades de procedimiento de compras siendo que algunas compañías encuentran que el procesamiento electrónico de datos no es apropiado para sus operaciones actuales, esto solo se puede decidir sobre la base de un cuidadoso estudio.

Independientemente de la forma en que se procese la información, el Departamentode Compras desarrollará un sistema de información, siendo el más común el KARDEX (Sistema de almacenamiento de información) por:

 Producto
 Código de producto
 Orden alfabético
 Código de barras

El contar con una información clara y oportuna de las diversas fuentes de abastecimiento traerá consigo los siguientes beneficios:

 Nos da como resultado una adecuada compra
Posibilidad de ahorros en compras
 Evita conflictos que pueden llegar a extremos de ruptura (violación de política de nunca pelear con ningún proveedor)

Control de compras

El archivo de compras contiene información acerca de proveedores, ayuda a facilitar las futuras tomas de decisiones de requerimientos y apoya en reducir la duplicación de esfuerzos futuras compras.

El sistema de archivo...