sistema de informacion



CAP.1 LA INFORMACION DE LA EMPRESA

1.1. Concepto de información:
Toda persona, toda empresa, y en general toda organización, continuamente datos que constituyen la llamada información, le van a permitir tomar decisiones más acertadas. Por ello, la información a tiempo y en la cantidad precisa es un factor clave para toda organización. En cualquier empresa, los directivos tomandecisiones, preparan planes y controlan las actividades utilizando la información que pueden obtener conversaciones caras a cara, llamadas telefónicas, contactos sociales, etc. El directivo debería ser capaz de definir el tipo de información que requiere y obtenerla. Sin embargo, en la práctica no ocurre de esta forma sino que los directivos realizan su labor en función de la información disponible yaccesible. Así, la mayoría de decisiones son tomadas sin disponer de un conocimiento absoluto, ya sea porque la información no está disponible o porque Supondría un coste muy elevado el adquirirla.
Así pues, los datos son hechos, acontecimientos y transacciones que se han ido almacenando en un código convenido. Son hechos obtenidos mediante la lectura, la observación, el cálculo, la medición, etc. Porejemplo, en una organización podemos llamar datos a las cantidades y otros detalles de una factura o cheque, o detalles del pago de la nómina, etc. Los datos se obtienen automáticamente, producto de alguna rutina, tales como la producción de facturas o procesos de medición.




La información es un conjunto de datos convertidos de forma que contribuye a reducir la inseguridad del futuro y,por tanto, ayuda la toma de decisiones.
También la información son datos que han sido interpretados y comprendidos por el receptor del mensaje. La relación entre los datos y la información es equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto acabado. Una información será significativa en cuanto que sea útil como materia prima para una decisión determinada.

DESICIÓNDECISION



Para que se conviertan los datos en información es necesario ser conscientes de lo que necesitamos, formación, posición en la organización, familiaridad con el lenguaje y con el cálculo de la persona que recibe el mensaje. A pesar de que todos los directivos necesitan información, no la necesitan del mismo tipo. El tipo de información requerido dependerá de diversos factores: niveljerárquico, labor que se está realizando, confidencialidad, urgencia, etc. De hecho, la utilidad de la información es cuestionable, y puede suceder que algo que para una persona es información, para otra sea un dato.

1.2. Características de la información:
La buena información debe reunir las siguientes cualidades:
1.2.1. Relevancia:
La información relevante es aquella que aumenta elconocimiento y reduce la incertidumbre respecto al problema que se va a considerar.
Debemos tener en cuenta que muchas decisiones empresariales erróneas son debidas a sobrecargas de datos. La información correcta no se extrae de una acumulación excesiva de datos, sino que se basa en la obtención de los datos relevantes.
1.2.2. Exactitud:
La información debe ser lo suficientemente exacta para eldirectivo con respecto al propósito buscado. El nivel de exactitud debe ser acorde con la importancia de la decisión que se va a tomar el nivel de exactitud requerido en la información dependerá del nivel jerárquico en que nos situemos.
1.2.3. Completa:
Lo acertado sería que toda la información requerida para tomar una decisión estuviera disponible; sin embargo, esto no es posible. Una informaciónserá considerada completa si nos informa sobre los puntos clave del problema que estamos estudiando.
1.2.4. Confianza en la fuente:
La confianza en la principio se incrementa cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado. Especialmente, cuando se trata de decisiones de tipo estratégico, los directivos utilizarán informes de varias fuentes para incrementar la confianza en el mensaje....