Sistema De Ordenamiento Geográfico

Archivo alfabético geográfico
CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo encuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales yjuridicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresasposeen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de serviciospúblicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivogeográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse dela siguiente forma:
a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorialinternacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres quese han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:
Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.