Sistema De Organizaci N De Archivos

Sistema de organización de Archivos
y documentos soportes


Introducción





















Índice
PG

Objetivos generales y específicos…………………………………. ...……3
Archivo: LEY 594 DE 14 JULIO DEL 2000, …………………………………………3
OBJETIVO DE LA LEY 594 DEL 2000,……………………………………………….3
AMBITO DEAPLICACIÓN………………………………………………………4
Definición archivo: ARCHIVO PÚBLICO, ……………………………………………..5
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO……………………………………….5
ARCHIVO TOTAL………………………………………………………………..5
Documentos que forman parte del archivo………………………………….6
Los expedientes administrativos………………………………………..6
Funciones del archivo……………………………………………………6
Centro activo de información…………………………………………..6










Objetivos Generales
Conocer aspectosgenerales acerca de los sistemas de archivos, que al término de esta exposición los alumnos analizará los criterios para clasificar los datos del sistema de archivo, así como los estándares de documentación que describan las organizaciones.




Objetivos específicos
Adquirir conocimientos básicos del sistema de archivo.
Analizar requerimientos.
Brindar asesoramiento o capacitaciones al personaly alumnado que utilizarán el sistema de archivo.
Identificar con facilidad el contenido de las carpetas.
Utilizar y aprovechar los espacios disponibles, destinado al almacenamiento de las carpetas.
Minimizar o eliminar la posibilidad de pérdida o destrucción de datos.
Conocer el manejo e instalación del servidor del archivo.










ARCHIVO


LEY 594 DE 14 JULIO DEL 2000

Por medio de la cualse dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

OBJETIVO DE LA LEY 594 DEL 2000

Esta ley tiene por objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.


AMBITO DE APLICACIÓN
Esta ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismoregulados por la presente ley.





Definición archivo


LA Palabra ARCHIVO PROVIENE DEL LATIN ARCHIVIUM
El archivo se utiliza generalmente para designar  aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes dediarios viejos, entre otros.
 La palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en sí mismo.

ARCHIVO PÚBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO
Es aquel que por su valor para la historia, la investigación, ciencia o la culturaes de interés público y declarado como tal por el legislador.


ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Conjunto integral de los documentos en su ciclo.




Documentos que forman parte del archivo


Los expedientes administrativos.
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven defundamento y antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.


Funciones del archivo
Conservación de documentos
Ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.


Centro activo de información 
1. Permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
2.Medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
3. Elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.






Clases de archivos

Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente....