Sistema de tramite documentario

Sistema de Trámite Documentario
OBJETIVO
El objetivo principal del Sistema de Trámite Documentario es permitir a las Organizaciones tener el control de la ubicación física y lógica de ladocumentación que llega y fluye dentro de ella, así como de la que se genera al interior de la misma.

ALCANCE

El Sistema incluye los siguientes procesos:  Documentación que ingresa a la empresa. Documentación que va a salir de la empresa.  Documentación interna. Generación de un Expediente Virtual.En base a cada documento recibido o emitido se genera un expediente virtual el cual esta conformadopor las siguientes secciones:  La Información del Documento.  Comentarios o indicaciones para los responsables de la atención.  Documentación generada basada en plantillas.  Documentos Anexados(.doc, .xls, .ppt, .vsd, imágenes, etc.)  Seguimiento del flujo de atención  Referencias cruzadas con otros documentos relacionados.

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Consultas

Flujo de Atención . Los procesosde flujos de trabajo pueden ser predefinidos, libres o mixtos.  Las acciones disponibles para los responsables podrán ser derivar (enviar), delegar, devolver, informar, cerrar, cambiar de estado. Facilidades para asignar el Plazo de la atención, y con el rol indicado inclusive poder modificarlo.  El Sistema genera un pendiente para cada responsable el mismo que podrá ser encontrado en surespectiva bandeja de “Mis Pendientes” dentro del Sistema.  En paralelo como aviso de esta solicitud de apoyo el Sistema envía automáticamente un mensaje de correo electrónico que describe la solicitud deatención requerida.  Facilidades para delegar la atención del documento, a un nuevo responsable, en tal sentido no se delega la responsabilidad del documento.  Facilidades para reasignar laatención del documento “Derivar”, a un nuevo responsable.  Facilidades para devolver, dejando registrado todo lo actuado.  Manejo de suplencias en el proceso de atención por rangos de fechas. Avisos,...