sistema duplex

NÚMERICO DUPLEX
Es el sistema númerico más practico y se suele llegar al NUMERICO DUPLEX partiendo de un Alfabetico, usa número, un punto y un segundo número.
Índice de correspondencia;;;;;;;;;;;;;Este consta de datos en los que se ordenar numeralmente del mayor al menor costando de la importancia y derivándose unos de otros hasta llegar a un final centralizado
1. Ministerio de FinanzasPúblicas
1.1 Nivel de A sesoria y Planeamiento
1.1.1 Asesoria Especifica
1.1.2 Asesoria Juridica
1.2 Area de Administración Financiera
1.2.1 Dirección tecnica del presupuesto
1.2.2 Dirección tecnicade contabilidad el Estado
1.2.3 Tesoreria Nacional
1.2.4 Dirección de credito público
1.2.5 Dirección de analisis y estudios económicos y fiscales
“Organización del archivo númerico Indirecto deCorrespondencia”
Este consta de:
Indice númerico Principal
Contiene:
1. Guias Primarias, secundarias y especiales.
2. Carpetas individuales con encabezamiento númerico.
Cada carpeta contienedocumentos de un solo asunto, cliente, etc. Ordenado cronologicamente, con el documento más reciente delante.
Cada vez que se establece un nuevo cliente o asunto, a la nueva carpeta se le asigna unnúmero. Los números y nombres se registran en el indice del archivo.
Al revisar el indice sabremos los números y nombres ya utilizados y los que estan disponibles.
Cuando una carpeta este llena, losdocumentos se pueden subdividir por fecha o asunto. La nueva carpeta llevará el mismo encabezado y un número auxiliar.
EJEMPLO:
Si estamos en la carpeta A, tendremos A.1, las A.2, etc.
INDICE AUXILIARALFABETICO
Este indice es necesario en el sistema de correspondencia númerico porque se suele solicitar por nombre y no por número.
EJEMPLO:
Indice Númerico Principal
1. Clientes
1.1 ColegioGuatemalteco
1.2 Libreria España
1.3 Escuela Nacional de Ciencias Comerciales.
2. Proveedores
2.1 Imprenta Madrid
2.2 Diseños Graficos
2.3 Papelera Irnasa
Indice Auxiliar Alfabético
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