Sistema IPOANDES Táchira Venezuela

SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE INSCRIPCIÓN,
GESTIÓN Y CULMINACIÓN DE CURSOS EN EL
INSTITUTO PROFESIONAL DE LOS ANDES
(IPROANDES)

INTRODUCCIÓN

El Instituto Profesional de los Andes Táchira ha decidido permitir el estudio de inscripción que se lleva a cabo para su alumnado, en cada uno de los cursos que esta reconocida empresa ofrece; gracias a esto se a desarrollado el proyecto de uninnovador sistema que permite modernizar su forma de trabajo la cual se caracteriza en la actualidad por ser un proceso manual a través del manejo de planillas y registros físicos.

La labor de investigación para el desarrollo de este sistema se ha llevado a cabo durante 3 meses junto a la empresa. Esta vez la tecnología ha trascendido de la necesidad que surge y los resultados de la investigaciónbenefician ya a muchas personas, dado que la falta de un sistema acarrea importantes consecuencias en el día a día de los empleados que laboran dentro de la institución.

ANÁLISIS ACTUAL

OBJETIVO GENERAL:
Sistematizar proceso de inscripción, gestión y culminación de cursos en el Instituto Profesional de los Andes, en la ciudad de San Cristóbal, Estado Táchira.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:Recolectar datos a través de una entrevista al personal encargado de administrar en instituto IPROANDES sobre la situación actual en la que se encuentra el manejo de inscripción, gestión y culminación de los cursos.
Analizar los datos recolectados para diseñar una solución sistemática a la problemática presentada en IPROANDES.
Diseñar prototipo para el manejo de inscripción, gestión y culminación delos cursos en IPROANDES.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

El problema parte principalmente en el proceso de inscripción elaborado manualmente, presentándose riesgos de traspapelar los documentos relacionados, pérdida física, deterioro del material y deficiencia de respaldo de la información.
Otros problemas coinciden en la dificultad para programar los horarios debido a realizarse manualmente, yorganizar los estudiantes en cada nómina por sección, curso o lista de aprobados.
También presenta deficiencias en la velocidad para procesar documentos, como impresiones de constancias de estudio, postulación de pasantías, impresión de certificados de aprobación, listas de asistencia y entregas de nota en cada corte.
Para determinar el problema, se utilizaron dos instrumentos como lo fueron laobservación y la entrevista.
Observación: Todo comenzó cuando tres de los autores del proyecto decidieron hacer un curso en IPROANDES de Inglés básico, en esos momentos se observó la deficiencia que tenía el instituto para manejar grandes volúmenes de datos, procesos y solicitudes, postergando todo requerimiento en un lapso no menor de ocho días.
Los métodos utilizados para la observaciónfueron:
Directos: El equipo de investigación se puso en contacto directamente con el instituto.
Participante: Parte del equipo de investigación se incluyó dentro de la organización del instituto para investigar más a fondo el problema.
No Estructurada: No se obtuvo ayuda de herramientas ni técnicas de estudio.
De Campo: Fue realizada directamente dentro de la institución.
En Equipo: Cadaintegrante del equipo se dedicó a observar toda la problemática, y al final se cotejó los datos para estructurar la información sin excluir algún detalle.
Entrevista: Se dedicaron unos días especiales para recolectar más información acerca del problema. Se decidió entrevistar a la encargada del instituto utilizando varios métodos:
Estructurada: Se utilizó una serie de preguntas para recolectar los datos.Oral: Mientras se hacían las preguntas, el equipo investigador se dedicaba a anotar respectivamente la respuesta en cada detalle.
A continuación, se mostrará la serie de preguntas hechas en la entrevista, Fue a la Sra. Miroslava Pallares:
1. ¿Describe el proceso de inscripción, gestión y culminación de un curso?
R= Llega el aspirante al curso. La secretaria realiza una preinscripción,...