Sistema Num Rico 2

Alumno: Hannsel Yair Huesca jimenez 2-A 27-05-2015
Sistema numérico
¿Qué es el sistema numérico? Consiste en asignar números consecutivos a las personas y/o empresas que escriben, numerandoconsecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón oficheros.
Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo seránecesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
Sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo losdocumentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los títulosencontrar y archivar documentos.
Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado,para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias:

1.

En negocios donde los papeleso documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.

2.En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente connombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de seguros usan los números de las pólizas en vez de los...