sistema numerico

Sistemas numéricos como herramientas fundamentales del administrador

Barquisimeto, julio del 2011
Cuando se comparan conjuntos, se habla de que son coordinables cuando tienen igual número de elementos y que este número de elementos se denomina cardinal de conjunto.
Como a cada cardinal se le asigna un símbolo que se denomina número, y como el número de elementos de un conjunto puede serinfinito, se llega a la conclusión de que habría que inventar infinitos símbolos, lo cual implicaría tener una gran memoria para recordarlos. 
En vista de esta dificultad, el hombre a través de la historia, ha modificado su forma de contar y anotar los elementos de un conjunto, y por último invento los sistemas de numeración.
Un sistema de numeración es un conjunto de símbolos y reglas parausarlos, mediante las cuales se puede representar el cardinal de cualquier conjunto, por muchos elementos que tenga.
Los sistemas numéricos se dan en las civilizaciones antiguas, por la necesidad de contar el ganado, la agricultura, las viviendas, los habitantes, etc. De ahí que desprenda el conjunto de los números naturales (y de allí su nombre).
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Interna. Circular, memorando,convocatoria, acta de juntas, informe, otros.
Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros), Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros), Escritos de carácter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, carta a la prensa, telegrama, otros).
SISTEMA NUMERICO
El archivo numérico consiste en la ordenación dedocumentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el numero que aparece en un cheque o una factura.
Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en auxiliar o índice de tarjetas) para poder localizar rápidamente el documento.
1. Permiten una rápida identificación ensecuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2. Permiten una expansión conveniente, porque los numéricos no tienen limite. 
3. Existe permanentemente y amplia oportunidad para hacer las referencias, necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de archivo.


El catalogo auxiliar oíndice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico permite en que él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.


Es también un sistema de clarificación mas que de ordenación en ellos se forman expedientes de acuerdo a una clarificación de los asuntos de la empresa: ventas, compras, legales, administrativos, etc.En atención al asunto que se refiera cada documento, se incluirá correspondientemente.
Se clasifican por el contenido es decir por asunto.
De esta forma las guías divisorias pueden servir para indicar los tipos principales de asuntos en que se considera dividido el conjunto de negocios de la empresa y las subguias pueden utilizarse para reducir conceptos menos amplios de la clarificaciónexpresada por la guía.
Cada uno de estos grupos principales correspondería a una guía divisoria y si hubiera la necesidad las subguias descompondrían los distintos conceptos.

Sistema por asuntos
Sistema por asunto
El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares.
Los archivos por asuntos se establecen con guías yexpedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
Los encabezamientos de un archivo por asusto en una mueblería podrían ser:
* Muebles de alcoba
* Muebles de comedor
* Muebles de sala
* Tapetes
Cuando se utiliza el archivo por asuntos
1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de unapersona o de una empresa.
En una compañía que vende dulces al por...