Sistema Numerico

SISTEMA NUMERICO
El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte delmismo documento, como el numero que aparece en un cheque o una factura.
Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en auxiliar o índice de tarjetas) para poderlocalizar rápidamente el documento.
1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.2. Permiten una expansión conveniente, porque los numéricos no tienen limite.
3. Existe permanentemente y amplia oportunidad para hacer las referencias, necesarias y localizar con rapidez undocumento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de archivo.


El catalogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico permite enque él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.

ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO NUMERCO DE CORRESPONDENCIA
Tiene tres partes principales que son:archivo numérico, archivo alfabético misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas.
Archivo numérico principal
Este contiene guías y expedientes individuales que llevan encabezamientonumérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal. Como en el archivo alfabético, los documentos están ordenados cronológicamente con el más reciente al frente. Hay una guíanumérica para cada grupo de diez expedientes; debido a estos se hallan ordenados en secuencia detrás de las guías son fáciles de localizar. Algunas veces se lleva un registro en el cual se anotanlos nombres de las empresas y el numero asignado a cada una.

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