Sistema por asuntos

Sistema por asunto
El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares.
Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
Los encabezamientos de un archivo por asusto en una mueblería podrían ser:
* Muebles de alcoba
* Muebles decomedor
* Muebles de sala
* Tapetes
Cuando se utiliza el archivo por asuntos
1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
En una compañía que vende dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería.
2. Cuando es posible que los documentos sean solicitados por el asusto a que se refieren
Suponiendo que se tratan de unaempresa dedicada a la construcción, se le pedirían a la secretaria, por ejemplo, cotizaciones de proveedores en la extensa rama de la construcción, que en este caso pueden ser acabados en madera, pinturas para exterior, pinturas para interior, barnices. El contrato de cada empresa cambia o se sujeta al criterio de la secretaria o persona que maneja el archivo.
3. Cuando es probable que todos losdocumentos relacionados con un producto o actividad se necesita a un mismo tiempo.
Por ejemplo, el jefe de ventas de una empresa fabricante de embarcaciones deseara tener la información disponible acerca de un nuevo modelo de bote de vela, el J-2000, antes de planear una campaña de ventas para ese modelo. Si la información esta totalmente dispersa archivada bajo los nombres de los proveedores departes, diseñadores y subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en todo el archivero.
Clases de archivo por asuntos
• Archivos por asuntos combinados
Un archivo por asunto combinado contiene encabezamientos por materias combinadas con encabezamientos de nombres de individuos compañías.
Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando hay relativamente poco material para serorganizado por este sistema, de manera que los encabezamientos combinados siempre deben respetar también el orden alfabético.
• Archivo alfabético por asuntos
Los archivos alfabéticos por asuntos se pueden arreglar u ordenar en dos formas: enciclopédico y de diccionario.
El ordenamiento de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados alfabéticamente, los cuales su vez tiene divisiones subdivisionesordenadas en la misma secuencia.
Para que este sistema funcione adecuadamente es necesario crear una lista alfabética o tarjetero de todos los encabezamientos, que se conoce con el nombre de TABLA DE CLASIFICACIÓN o ÍNDICE RELATIVO, que incluye todos los títulos, divisiones y subdivisiones y tiene el mismo objetivo, divisiones y subdivisiones y tiene el mismo objetivo que el índice de un libro.1. Proveedora de víveres
2. Tabla de clasificación o índice relativo
3. Galletas Primer titulo
4. Dulces Primera división de galletas
5. Saltinas segunda división de galletas
6. Panes Segundo titulo
7. Molde Primera división de panes
8. Blanco Primera subdivisión de panes de molde
9. Centeno Segunda subdivisión de panes de molde
10. Trigo Tercera subdivisión de panes de molde
11. RollosSegunda división de panes
12. Rollos dulces Primera subdivisión de panes de rollos
13. Rollos integrales Segunda subdivisión de panes de rollos
Un archivo por asunto con arreglo de tipo diccionario no tiene división ni subdivisiones de temas. Debido a que los temas están ordenados en secuencia alfabética como las palabras en un diccionario, no es necesario tener un índice relativo. Este tipo dearchivo alfabético por asunto se utiliza en negocios pequeños y en otras situaciones en las cuales no es deseable la división por temas. Un ejemplo del sistema que mencionamos de un directorio telefónico.
• Archivo por asuntos numéricos
Estos archivos tienen las ventajas de cualquier sistema numérico. La codificación es mucho más sencilla por que solo se anota u numero, y no un encabeza...