SISTEMA QUIPUX

SGDQ – Sistema de Gestión Documental Quipux
QUIPUX es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaría de Gobierno Electrónico efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la AdministraciónPública Central. .

QUIPUX, está disponible en ambiente de Producción en la dirección: www.gestiondocumental.gob.ec En ambiente de Capacitación en la dirección: http://cap.gestiondocumental.gob.ec
En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los documentos generados en el sistema, para hacer uso de esta funcionalidad, se sugiere utilizar laaplicaciónhttp://firmaelectronica.gobiernoelectronico.gob.ec/
En el Acuerdo 718 se especifica que el sistema QUIPUX será utilizado por entidades que pertenecen a la Administración Pública Central, por tal razón la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, apoyará en la implantación, soporte y capacitación a estas instituciones.
Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control,circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. Estos sistemas facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:
 Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.
 Disminución del riesgo de las pérdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
 Conservación intacta de los documentos a lo largodel tiempo.
 Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico
 Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil
 Consulta simultánea de varios lectores
 Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico
 Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital
 Minimización de tiempos dedistribución y consulta
 Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos
 Disminución de impresión de documentos
 Apoyo a la conservación del ambiente
Se puede encontrar más información del sistema Quipux como manuales, procedimientos, instructivos en Biblioteca.

COMO FUNCIONA
QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades yla enviada por la ciudadanía a las instituciones. A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:
 Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos.
 Búsqueda, recuperación y presentación de documentos, incluido el flujo conforme al orgánico regular.
 Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a lasinstituciones.
 Organización y clasificación de documentos digitales en carpetas o expedientes virtuales.
 Control de documentos impresos almacenados en archivos físicos.
 Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.
 Firma electrónica personal de documentos.
 Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.
 Reportes estadísticos de documentos creados y enviados,tramitados, pendientes, archivados.
 Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.
 Creación compartida de documentos.
 Administración de instituciones, áreas, carpetas virtuales, numeración y formatos de documentos.
 Generación de documentos digitales (o para imprimir) en formato PDF
 Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría

COMOORGANIZA LA INFORMACION
Organización del archivo digital
El archivo digital está conformado por carpetas creadas en el sistema operativo. Todo documento digital deberá ser asignado a una carpeta. Estas podrán contener hasta diez niveles de clasificación, los cuales serán tipificados y descritos según las necesidades de cada entidad.
• Codificación documental
Los documentos digitales se...