Sistemas administrativos: concepto-elementos-características-aplicaciones

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO-ELEMENTOS-CARACTERÍSTICAS-APLICACIONES
El sistema administrativo es el medio donde las decisiones de política adoptadas por los niveles superiores de la organización se concretan en múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que rutinariamente van configurando la actividad de la organización. A través de él se transmiten, registran y conservan lossoportes de información mediante los cuales las decisiones se comunican documentadamente para impulsar al acto físico; además recoge los datos de sus fuentes, los elabora y retransmite para que los centros decisorios tengan noticia de los resultados de los actos ordenados, cerrando el circuito de retorno que se conoce como proceso de control.
El sistema administrativo no es nada mas ni nadamenos que el sistema de información de la empresa, y se observa como un proceso:

SISTEMA ADMINISTRATIVO = SISTEMA DE INFORMACIÓN
ENTRADA | PROCESO | SALIDA |
Captación de datos | Análisis, control, clasificación y registración | Informes y resúmenes a distintos sectores de la empresa (medio e inferiores) |

1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
a) Un conjunto de personas yequipos ubicados en los niveles medio e inferiores de la organización, dedicando parte o todo su tiempo a la tarea de captar, transmitir, procesar o conservar información.
b) Un conjunto de soportes donde se sustentan los datos, sirven para documentar decisiones específicas, transmitirlas, conservarlas registradas en el tiempo y recoger los resultados de las mismas. Estos soportes se hanestandarizados constituyendo formularios, registros, tarjetas y elementos similares.
c) Una red de canales que vinculan a las personas y por donde fluyen los soportes. Esta red no es aleatoria, sino que ha sido diseñada previendo la creación de rutinas perfectamente definidas para operaciones repetitivas que pueden considerarse como “típicas” de cada organización.
Al proyectar los canales nosolamente se deciden las estaciones, sino también las normas que se aplicarán en el procesamiento de los datos.

2. CONDICIONES DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA SU BUEN FUNCIONAMIENTO
Un sistema administrativo debe, para funcionar correctamente:
* Ejecutarse en el momento en que se necesita (oportunidad).
* Insumir la menor cantidad de recursos (eficiencia).
* Desarrollarse dentro deun alto grado de seguridad (confiabilidad).
* Producir la información necesaria para que los diversos niveles de la organización puedan actuar frente al curso que tomen los hechos económicos (eficacia).

3. EFICACIA Y EFICIENCIA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVOS
Eficacia: cumplir con los objetivos para los cuales fue diseñado (hacer las cosas correctas).
Eficiencia: cumplir con losobjetivos con el menor desperdicio de recursos (hacer correctamente las cosas).
Un sistema administrativo puede:
a. Cumplir los objetivos derrochando recursos (eficaz e ineficiente).
b. No cumplir los objetivos pero aprovechar de la mejor manera los recursos (ser ineficaz y eficiente).
c. No cumplir los objetivos y no aprovechar bien los recursos (ser ineficaz e ineficiente).
d. Cumplirlos objetivos aprovechando de la mejor manera los recursos (ser eficaz y eficiente).

4. FUNCIONES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
* Posibilitar la ejecución de los actos y/o procesos dentro del plazo que se considera óptimo para su concreción.
* Compatibilizar el costo de funcionamiento con la naturaleza de las tareas y con el beneficio que se genera por su ejecución (requerir la menorerogación posible para la organización).
* Hacer posible el desarrollo de los actos administrativos con un alto grado de seguridad.
* Combinarse en forma sencilla, oportuna y satisfactoria al sistema de información gerencial de la empresa, de manera de registrar las operaciones en tiempo real y producir información oportuna para la gerencia.
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