Sistemas administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos son herramientas fundamentales en el proceso de toma de decisiones para planear y controlar el esfuerzo de la organización, ya que son el medio donde las decisiones de las políticas que son adoptadas por los niveles superiores se dividen en múltiples decisiones que resuelven los problemas individuales que presentan los diferentesdepartamentos y habitualmente van conformando las actividades de cada organización, con la finalidad de lograr sus objetivos centrales. Se diferencia de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otro sistema que se usan en las actividades operacionales de la organización.
Toda organización cuenta con un sistema administrativo para poder funcionar, por lo cual esimportante estudiar el grado de eficiencia con que este funciona, debido a la rapidez con la que se van produciendo los cambios tecnológicos, sociales y ambientales, y puedan hacerles frente siendo más dinámicos, flexibles y fluidos ya que cuando estos están bien concebidos las actividades administrativas se cumplen normalmente.
Los sistemas administrativos se sustentan en tres subsistemas loscuales son:
 Subsistemas de planeación, regulación y control.
 Subsistema de operación.
 Subsistema de apoyo, tanto administrativo como institucional.

Estos subsistemas conforman un modelo general de un sistema administrativo que al lograr trabajar coordinadamente son los responsables del buen funcionamiento de la organización.

Elementos del Sistemas Administrativos

 Personas:Son los ejecutores, usuarios y quienes actúan en la captura, procesamiento, almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de los sistemas administrativos. Son la razón de ser de estos sistemas.

 Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas tales como: soportes donde se almacenanlos datos e información, elementos de captura de datos, elementos de procesamiento de la información y elementos de transmisión de información

 Gestión del conocimiento: El knowledge management, comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para el desarrollo de la conducción empresaria.

Características de los SistemasAdministrativos.

 Generan la información necesaria para que las diferentes áreas que son componentes de la organización en sus distintos niveles, dispongan del conocimiento necesario para decidir o ejecutar, conforme a sus respectivos requerimientos y responsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexibles como para responder a circunstancias cambiantes y dinámicas.

 Ejecutan los pasosnecesarios para que las tareas se lleven a cabo en el tiempo y las condiciones establecidas previamente, para ello se deben contar con los recursos requeridos no disponer de ellos implica demoras o paralización de la línea de producción.

 Deben poseer un gran nivel de seguridad en todos los niveles de la organización, además de contar con mecanismos que permitan controlar la ejecucióncorrecta y transparente de las operaciones.

 Deben manejar adecuadamente los recursos tanto humanos como tecnológicos a fin de alcanzar los resultados esperados. La relación costo-beneficio se deben mantener en constate monitoreo con el propósito de evitar gastos que hagan improductiva la aplicación del sistema.

 Deben ser de aplicación “amigable”: fáciles de comprender y de inmediataaplicación.

 Deben mantenerse documentados y su documentación actualizada.

CONCEPTOS BÁSICOS

1. Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función, ó a lograr un objetivo común. Un sistema se compone:

Elementos Físicos:
• Formas
• Reportes
• Equipo
• Material
• Papel

Elementos de Información:...