Sistemas de archivo de documentos

Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interdependientes o interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico.

En este contexto, un sistema declasificación archivística es un término usado para describir una metodología que permite organizar, por un sistema definido, la documentación de la entidad.

Todos los sistemas de clasificaciónarchivística se basan en tres grandes principios:

☼Alfabético: Se apoya en una base de conocimiento universal: el alfabeto. Tiene como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o delasunto.

Este principio es directo, porque los documentos se pueden consultar con sólo leer el nombre en la carpeta, bolsa, ficha, tarjeta, etc.; es conocido como nominativo.

El sistema alfabéticose subdivide:

1. Por nombres de personas naturales: Las personas naturales son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición (Código Civil)

2.Por nombres de razones sociales: Razón social o firma social es el nombre con el cual se conoce la empresa.

3. Por nombres de lugares geográficos: También se llama archivo geográfico.



4.Por nombres de asuntos, conceptos, temas, ideas, materias, tópicos, etc.: Conocido más comúnmente como archivo por asunto, o por temas, clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis deltexto o contenido.

Usos Generales del Sistema Alfabético

☺En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida.

☺En los departamentos de investigaciones científicas, donde ladocumentación es solicitada por áreas o temas.

☺Los ejecutivos, profesionales, profesores y amas de casa, para sus asuntos profesionales, sociales o personales.

☺Para entidades que organizan, analizan,efectúan y controlan sus operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales, regionales, etc.

☺En las empresas en general, para la correspondencia de sus clientes.

☼ Numérico: Se basa...