Sistemas de archivo

“CONTROL DE SISTEMAS DE ARCHIVO”
PROPÓSITO GENERAL DEL MÓDULO:
Resguarda la información que se genera o se recibe dentro de una oficina de acuerdo a técnicas especializadas de archivo para consultarla o complementarla.
UNIDAD 1
“MANEJO DE SISTEMAS DE ARCHIVO”
PROPÓSITO:
Archivará documentación o información que se genere dentro de la empresa o que se reciba de acuerdo a las necesidades decada área organizacional donde se encuentre laborando.
RESULTADO DE APRENDIZAJE1.1.
Elaborar archivos alfabéticos aplicando los lineamientos establecidos por la empresa.
A) Características de los sistemas de archivo.
CONCEPTOS:
ARCHIVAR: Es la clasificación, arreglo y conservación de documentación comercial para que pueda ser localizada fácilmente cuando se necesite.
SISTEMAS DE ARCHIVO: Esel procesador de clasificar, arreglar y conservar la documentación en los espacios adecuados.
USOS: Se utilizan para organizar la documentación de manera que se localice fácilmente.
“TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO”
1.- Alfabético.
2.- Por asuntos.
3.- Numérico.
4.- Geográfico.
5.- Cronológico.
6.- Combinado o mixto.
1.- Se ordena los archivos de la A a la Z por nombre o apellidos (ya seaen caso de personas).
2.- Cuando se ordena por asuntos.
3.- Cuando ordenan por fechas, ciclos y folios.
4.- Cuando se ordenan por zonas geográficas.
5.- Cuando se ordenan por fechas que llevan un seguimiento.
6.- Se ordenan por dos o más sistemas.
CONTROL DE SISTEMAS DE ARCHIVO
Equipo funcional de archivo y materiales.
Para lograr la efectividad que se espera en cualquier sistema dearchivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza como:
• Archiveros.
• Gavetas.
• Guías.
• Carpetas.
• Documentos.
• Expedientes.
• Pestañas.
• Tarjetas.
• Sistema digital.
• Métodos o instrumentos de protección.

PROCESO DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA.

LAS RESIGNADAS:
Un marbete es el que contienen las carpetas, las guías van porsecciones, la carpeta tiene pestañas cortes y rotulación es necesario que estén del mismo tamaño las pestañas, rotulación escrita que clasifica la pestaña.
La clasificación de archivos directos no requiere de los indirectos flexibles ya que estos son los que se controlan por un sistema.

DERACHOS HUMANOS:
El uso de colores se usa para mantener un color más adecuado se utilizan para recalcarpuntos geográficos e importantes.

SISTEMAS DE ARCHIVO.
SISTEMA ALFABÉTICO:
Concepto: El sistema alfabético consiste en ordenar o arreglar los nombres siguiendo el alfabeto de manera cronológica.

Objetivo: Organizar y controlar la documentación mediante el uso del alfabeto.

Usos: Se utiliza para organizar la documentación de acuerdo al alfabeto, principalmente en archivos comunes, guíastelefónicas, libretas de direcciones, clientes, correspondencia recibida, expedientes en general…

Ventajas: Se basa en secuencias lógicas, es directo, es decir, los documentos pueden ser archivados inmediatamente sin consultar primero con otros archivos para conseguir con otros archivos información. Es flexible para archivos grandes o pequeños.

Confidencialidad: Como no se revuelven losdocumentos permite personalizar a su vez en una empresa se designa al trabajador que tiene control y manejo de archivo, es de acceso restringido.

Desventajas:
- Confusión cuando se maneja demasiada información.
- Cuando los nombres son iguales, se podría revolver la información.
- Extraviar documentos.
- Cuando se combina con otros sistemas, se puede prestar a confusiones.
- Cuando se generanerrores ortográficos (confusión de expedientes).
ORGANIZACIÓN: El sistema alfabético deberá contar para la organización con los siguientes elementos:
• Guías principales o primarias.
• Guías secundarias.
• Guías especiales.
• Carpetas.
• Documentos.
• Expedientes.

REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
Se dividen en tres grandes grupos
A) Nombres de personas.
B) Nombres de compañías,...