Sistemas De Archivo
Páginas: 2 (285 palabras)
Publicado: 2 de junio de 2015
Sistemas de archivo:
La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los librosde actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
La ordenación alfabética suele tener como referente principal losapellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientespersonales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente undocumento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es elsistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos enfunción de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía lasecuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existeabundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas
La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los librosde actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
La ordenación alfabética suele tener como referente principal losapellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientespersonales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente undocumento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es elsistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos enfunción de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía lasecuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existeabundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas
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