Sistemas de Archivo

ÍNDICE


Carátula………………………………………..…………………………………………… 01

Hoja de Evaluación…………………………..…………………………………………… 02

Introducción………………………………………………………………………………... 04

Carátula Sistema Numérico Dúplex…………………………………………………… 05

Desarrollo Sistema Numérico Dúplex…….…………………………………………… 06

Carátula Sistema de Archivo Cronológico……………...……………………………. 07

Desarrollo Sistema de ArchivoCronológico……...………………………………….. 08-11

Carátula Sistema Decimal Dewey……………….……………………………………. 12

Desarrollo Sistema Decimal Dewey……………………….…………………………… 13-14

Carátula Sistema Kárdex…………………………………….…………………………. 15

Desarrollo Sistema Kárdex…………….……………………………………………….. 16

Carátula de Otros Sistemas de Archivo………………………………………………. 17

Desarrollo de Otros Sistemas de Archivo…...………………………………………... 18

Conclusiones……………………………………………………………………………….. 19Bibliografías……………………………………………………………………………….. 20

INTRODUCCIÓN

El objetivo de los distintos sistemas de archivo es facilitar y agilizar tanto el orden de los documentos como la localización rápida de los mismos.
Acorde a las necesidades de la empresa, así va a ser el sistema que utilicen. Existen diferentes tipos de sistemas de archivos que se acoplan a las necesidades de una organización. Es por ello que cada empresadecide qué sistema utilizar, sin embargo todos son sencillos y fáciles manejar, todos con un mismo propósito; mantener en orden y conservar los documentos sobre negociaciones o relaciones tanto externas como internas que tengan las empresas.
Es por eso que los empleados de la organización deben de tener conocimiento sobre los asuntos que se manejan en la empresa y sobre todo, sobre los distintossistemas de archivo.





















































Sistema Numérico Dúplex

Es Sistema Numérico Dúplex es una combinación del Sistema por Asunto y el Sistema Numérico, este sistema se caracteriza por ser más fácil y sencillo de aplicar. Los asuntos se agrupan por los títulos principales numerados en secuencia. Ejemplo:

1. Asamblea
2. Junta Directiva
3. Gerencia
4.Contabilidad
5. Producción
6. Ventas

En las subdivisiones, la primera subdivisión se le agrega un guión (-) y otro número principiado desde uno (1), en las otras subdivisiones se les agrega y se les coloca el número anterior más una letra del alfabeto empezando por la letra a. Ejemplo:

1. Asamblea
1-1 Presidente
1-2 Secretario
1-3 Vocal
2. Junta Directiva
2-1 Presidente
2-2Vicepresidente
2-3 Secretario
3. Gerencia
4. Contabilidad
5. Producción
6. Ventas
6-1 Anuncios
6-1a Revistas
6-1b Periódicos
6-2 Ventas por Correo
6-3 Conferencias

Como puede notar, este sistema de archivo tiene la ventaja de que pueden agregárseles todos los asuntos que se quieran, permite ampliar cada tema y añadir subtemas relacionados.Sistema Cronológico

Cronológico es aquello perteneciente o relativo a la cronología, es decir, la determinación del orden y las fechas de acontecimientos sucedidos. Lo cronológico está vinculado a la ordenación y medición del tiempo.
El archivo cronológico como su nombre lo indica, consiste en archivar los documentos por medio de su fecha.
Este sistema se diferencia de muchos sistemas porque eneste se ordenan los documentos por:

Día
Mes
Año

Algunas empresas utilizan este sistema para archivar la correspondencia enviada. Sirve además cuando se pierde la copia de alguna carta que se ha enviado.

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función de la fecha (emisión, expedición) ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes oproveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Como inconveniente este sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localización.

Características:
Se utiliza para vencimientos, recordatorios, control de pagos.
Lo usan aseguradoras, bancos, empresas de cobro y todas aquellas cuyo control sea a base de fechas.
Un...