sistemas de calidad

HACIA EL ESTABLECIMIENTO DE UNA POLÍTICA DE CALIDAD EN LOS ARCHIVOS. LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS ISO 9000. LA NORMALIZACIÓN Y LA ISO 15489. LAS CARTAS DE SERVICIO COMO PRIMER INSTRUMENTO DE DIFUSIÓN.


José Luis La Torre Merino
Jefe del Departamento de Referencias del Archivo Histórico Nacional de España.
Profesor de Archivística, Universidad Carlos III de Madrid


1. INTRODUCCIÓNDesde los años noventa del siglo pasado, la Calidad se ha ido incorporando a la actividad diaria de industrias, empresas, y administraciones públicas. De ser un sistema de gestión conocido sólo en el ámbito de la industria, y que surge en torno a los años cincuenta, ha pasado a ocupar como técnica de gestión un lugar preferente en cualquier organización.

De esta manera los Archivos debenincorporarse paulatinamente a las políticas de calidad, intentando no quedarse en un simple catálogo de servicios, o declaración de intenciones, sino que deben abordar de manera seria y rigurosa el establecimiento un sistema de Calidad. Este Sistema de la Calidad debe quedar absolutamente documentado, de tal manera que puede ser evaluado de manera interna (mediante procesos de autoevaluación) ode manera externa (a través de auditores de la Calidad); la intención de este proceso es garantizar que nuestro producto o servicio cumple los objetivos marcados, y proceder posteriormente a su certificación, demostrando a la sociedad que la calidad que ofrecemos está asegurada.

Si repasáramos el papel que los archivos han tenido en el seno de las organizaciones, nos encontraríamos, salvoexcepciones, con una falta absoluta de consideración y de reconocimiento como unidades clave en el desarrollo de sus actividades. Esta falta de atención ha impedido en muchos casos su desarrollo, viendo muchos de ellos como iban perdiendo su peso en favor de las bibliotecas o centros de información y documentación, que no los reemplazaban en sus funciones, sino que directamente los iban arrinconando.La irrupción de los sistemas de gestión de la calidad en el seno de las organizaciones públicas y privadas está dando al archivo un lugar preeminente, devolviéndole esa posición que nunca debió perder, participando de manera activa en el plan de Calidad y convirtiéndose en ejes imprescindibles de los sistemas de información de la empresa.

Por otra parte los profesionales de los archivosdebemos conseguir formar parte de esa cadena, dejando atrás actitudes pasivas, adelantándonos a los acontecimientos, y reclamando un papel mucho más activo dentro de nuestra organización, procediendo al diseño e implantación dentro de nuestra metodología de trabajo de un sistema de aseguramiento de la calidad que garantice que todos los procesos se cumplen según han sido diseñados y que losservicios que se prestan son los adecuados.

Es lógico que nos surja la duda, y que nos preguntemos: ¿qué obtendrán los archivos ante la implantación de un sistema de gestión de la calidad?

Este es precisamente uno de los objetivos de esta ponencia, demostrar que con la implantación de un sistema de gestión de la calidad, los archivos aseguran que el conjunto de las tareas que se realizan son lasadecuadas, realizándose en el menor tiempo posible, y con los mejores resultados, de tal manera que la satisfacción de sus usuarios alcance el grado deseado.

2.- OBJETIVOS

Podemos establecer como objetivos inmediatos y finales los siguientes:

Mejora del sistema de gestión integral del archivo
Reducción de costes (recursos humanos y económicos)
Detección de los puntos débiles y fuertesdel Archivo
Detección de esos errores y corrección de las causas que los han producido
Facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios archivísticos
Involucrar a todos los trabajadores en un mismo proyecto
En el caso de las Administraciones Públicas, aumentar la confianza de los ciudadanos en los servicios públicos, y por tanto en el Archivo
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