Sistemas de catalogación
Páginas: 29 (7176 palabras)
Publicado: 3 de abril de 2011
MANUAL DEL SISTEMA DE CATALOGACION
CAPITULO I
GENERALIDADES
1. OBJETO
Establecer los conceptos, estructura, principios, procesos, normas y procedimientos del Sistema de Catalogación de Bienes de una organización pública (entidad).
2. FINALIDAD
Asegurar la administración eficiente de los bienes de propiedad de la entidad, mediante una adecuada concepción delSistema de Catalogación de Bienes de la entidad, proporcionando una herramienta que facilite la interoperabilidad entre las Dependencias de la entidad y garantice el apoyo logístico necesario para el cumplimiento de la misión institucional.
3. ALCANCE
A la dependencia logística (órgano de abastecimiento) de la entidad y a todas las Dependencias de la entidad que intervienen en laadministración de los bienes de propiedad de la institución.
CAPITULO II
LA CATALOGACION DE BIENES Y SUS PRINCIPIOS
1. DEFINICION DE CATALOGACION
La catalogación se define como el proceso técnico a través del cual se obtiene, depura, homogeniza, ordena, codifica y proporciona información referida a los bienes de propiedad de la entidad. Por tanto, requiere un procedimientouniforme para la denominación, clasificación, descripción y codificación de los bienes en uso de las organizaciones, mediante el cual se trata de garantizar que un mismo bien sea conocido dentro del ámbito de la logística de las Unidades Usuarias del sistema por una misma y única denominación, así como por un mismo y único número de catálogo.
La catalogación es la esencia de cualquierproceso sistemático de tratamiento de información; y está reconocido como una herramienta fundamental y determinante de la logística. No es una herramienta para control de inventario, ni un sistema de gestión de suministros, compras, mantenimiento, transportes, etc., sino que es el lenguaje logístico utilizado por dichos sistemas. La catalogación es la base para la efectiva cooperación logística entreorganizaciones y a tal efecto debe considerársele como objetivo de interoperabilidad en las entidades públicas de un país.
2. OBJETIVOS DE LA CATALOGACION DE BIENES
a. Proporcionar información simple y estandarizada, de acuerdo a reglas y convenciones internacionalmente aceptadas.
b. Proporcionar un lenguaje de abastecimiento común a través del uso de una filosofía decatalogación, adoptando una metodología o disciplina confiable y debidamente probada.
c. Facilitar las labores de las Dependencias de la entidad en la identificación de materiales, mediante una guía estructurada que facilite las actividades de búsqueda y el análisis de la información, para lograr una mayor eficacia económica en la gestión logística del material.
d. Facilitar lacomunicación entre los integrantes de la cadena de abastecimiento para que esta sea segura y fluida: entre las Dependencias de la organización, sus proveedores de materiales o servicios logísticos y otras organizaciones; es decir, que permita ser entendido no sólo por la institución, sino interpretado y comprendido por el resto de las organizaciones.
e. Facilitar la ejecución de los procesoslogísticos y operativos, logrando que la gestión logística del material se simplifique, reduciendo inventarios, evitando duplicidades, identificando artículos sin ambigüedad, identificando fuentes de abastecimiento más adecuadas en el mercado, reduciendo los monopolios en el suministro de material, impulsando la normalización y agregación de la demanda institucional para obtener economías de escala alconsolidar en un solo pedido las múltiples peticiones de diferentes usuarios.
3. IMPORTANCIA
La complejidad de la logística actual en organizaciones públicas, se debe entre otras causas al elevado número de artículos que se administran, la creciente complejidad de los sistemas empleados, así como la intervención de múltiples contratistas y subcontratistas de uno o varios países en...
CAPITULO I
GENERALIDADES
1. OBJETO
Establecer los conceptos, estructura, principios, procesos, normas y procedimientos del Sistema de Catalogación de Bienes de una organización pública (entidad).
2. FINALIDAD
Asegurar la administración eficiente de los bienes de propiedad de la entidad, mediante una adecuada concepción delSistema de Catalogación de Bienes de la entidad, proporcionando una herramienta que facilite la interoperabilidad entre las Dependencias de la entidad y garantice el apoyo logístico necesario para el cumplimiento de la misión institucional.
3. ALCANCE
A la dependencia logística (órgano de abastecimiento) de la entidad y a todas las Dependencias de la entidad que intervienen en laadministración de los bienes de propiedad de la institución.
CAPITULO II
LA CATALOGACION DE BIENES Y SUS PRINCIPIOS
1. DEFINICION DE CATALOGACION
La catalogación se define como el proceso técnico a través del cual se obtiene, depura, homogeniza, ordena, codifica y proporciona información referida a los bienes de propiedad de la entidad. Por tanto, requiere un procedimientouniforme para la denominación, clasificación, descripción y codificación de los bienes en uso de las organizaciones, mediante el cual se trata de garantizar que un mismo bien sea conocido dentro del ámbito de la logística de las Unidades Usuarias del sistema por una misma y única denominación, así como por un mismo y único número de catálogo.
La catalogación es la esencia de cualquierproceso sistemático de tratamiento de información; y está reconocido como una herramienta fundamental y determinante de la logística. No es una herramienta para control de inventario, ni un sistema de gestión de suministros, compras, mantenimiento, transportes, etc., sino que es el lenguaje logístico utilizado por dichos sistemas. La catalogación es la base para la efectiva cooperación logística entreorganizaciones y a tal efecto debe considerársele como objetivo de interoperabilidad en las entidades públicas de un país.
2. OBJETIVOS DE LA CATALOGACION DE BIENES
a. Proporcionar información simple y estandarizada, de acuerdo a reglas y convenciones internacionalmente aceptadas.
b. Proporcionar un lenguaje de abastecimiento común a través del uso de una filosofía decatalogación, adoptando una metodología o disciplina confiable y debidamente probada.
c. Facilitar las labores de las Dependencias de la entidad en la identificación de materiales, mediante una guía estructurada que facilite las actividades de búsqueda y el análisis de la información, para lograr una mayor eficacia económica en la gestión logística del material.
d. Facilitar lacomunicación entre los integrantes de la cadena de abastecimiento para que esta sea segura y fluida: entre las Dependencias de la organización, sus proveedores de materiales o servicios logísticos y otras organizaciones; es decir, que permita ser entendido no sólo por la institución, sino interpretado y comprendido por el resto de las organizaciones.
e. Facilitar la ejecución de los procesoslogísticos y operativos, logrando que la gestión logística del material se simplifique, reduciendo inventarios, evitando duplicidades, identificando artículos sin ambigüedad, identificando fuentes de abastecimiento más adecuadas en el mercado, reduciendo los monopolios en el suministro de material, impulsando la normalización y agregación de la demanda institucional para obtener economías de escala alconsolidar en un solo pedido las múltiples peticiones de diferentes usuarios.
3. IMPORTANCIA
La complejidad de la logística actual en organizaciones públicas, se debe entre otras causas al elevado número de artículos que se administran, la creciente complejidad de los sistemas empleados, así como la intervención de múltiples contratistas y subcontratistas de uno o varios países en...
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